Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego i Referatu Spraw Obywatelskich należą sprawy dotyczące:

1) Sporządzania aktów Stanu Cywilnego.

2) Wydawania odpisów aktów Stanu Cywilnego.

3) Przyjmowania oświadczeń o:

a) wstąpieniach w związek małżeński;

b) wyborze nazwiska jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa;

c) powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;

d) uznaniu ojcostwa;

e) nadaniu dziecku nazwiska męża matki;

4) Wydawanie zaświadczeń:

a) o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą;

b) stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;

c) o stanie cywilnym,

d) o nieposiadaniu ksiąg stanu cywilnego,

e) o zamieszczonych lub nie zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.

5) Wydawania decyzji w sprawach:

a) skrócenia miesięcznego terminu wyczekiwania do zawarcia związku małżeńskiego;

b) wpisania do ksiąg krajowych aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą;

c) uzupełnienie sprostowanie aktu stanu cywilnego.

6) Przechowywanie, prowadzenie i konserwacja archiwum ksiąg stanu cywilnego.

7) Realizacji postanowień ustawy o ochronie informacji niejawnych.

8) Zgromadzeń.

9) Zbiórek publicznych.

10) Spraw związanych z ochroną tajemnicy państwowej.

11) Prowadzenia Kancelarii informacji niejawnych.

12) Ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych:

a) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość;

b) prowadzenie ewidencji ludności;

c) prowadzenie spraw związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem;

d) przyjmowanie wniosków o Karty Dużej Rodziny i wydawanie KDR.

e) wydawanie zaświadczeń na podstawie akt ewidencji ludności i dowodów osobistych - bieżących i archiwalnych;

f) prowadzenie stałego rejestru wyborców i sporządzania spisu wyborców uprawnionych do głosowania;

13) Profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz zjawisk patologii społecznej.

14) Współpracy z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego.

15) Współdziałania ze stowarzyszeniami i innymi organizacjami społecznymi.

16) Zadań z zakresu powszechnego obowiązku obrony i obrony cywilnej:

a) organizowanie kwalifikacji wojskowej;

b) przeprowadzanie rejestracji na potrzeby kwalifikacji wojskowej;

c) nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju;

d) prowadzenie spraw dotyczących żołnierzy i ich rodzin;

e) przygotowanie i prowadzenie spraw związanych z obronnością w tym „akcji kurierskiej”;

f) kierowania oraz koordynowania realizacji przedsięwzięć przez instytucje, podmioty gospodarcze i inne jednostki organizacyjne oraz organizacje społeczne działające na terenie gminy w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej;

g) opracowanie i aktualizacja „Planu Operacyjnego Funkcjonowania Gminy Dąbrowa Białostocka;

h) planowanie i realizacja szkolenia obronnego;

i) współpraca ze Starostwem Powiatowym w Sokółce w zakresie przygotowania publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa;

j) działalność kontrolna realizacji zadań obronnych w jednostkach podległych i podporządkowanych Burmistrzowi;

k) reklamowanie osób od obowiązku pełnienia służby wojskowej po ogłoszeniu mobilizacji i w czasie wojny,

l) przygotowanie głównego stanowiska kierowania Burmistrza w swojej stałej siedzibie.

17) Zarządzania kryzysowego:

a) realizacja określonych ustawami zadań publicznych w zakresie ochrony przeciwpożarowej, przeciwpowodziowej i zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom, życia i zdrowia ludzi oraz środowiska;

b) koordynowanie zorganizowaną akcją społeczną na terenie gminy;

c) organizowania systemu łączności, alarmowania i współdziałania między podmiotami uczestniczącymi w działaniach ratowniczych;

18) Spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej:

a) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem gminnych OSP;

b) współpraca z jednostką zawodowej straży pożarnej;

19) Wykonywanie innych czynności zalecanych przez Burmistrza lub Sekretarza Gminy.

20) Bieżące zgłaszanie Sekretarzowi wniosków aktualizację regulaminu urzędu w zakresie podmiotu działania referatu (w związku ze zmianą przedmiotu działania).

21) przekazywanie do publikacji w BIP materiałów z zakresu działalności referatu wynikających z obowiązujących przepisów