Do zadań Referatu Organizacyjnego należą:

1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz urzędu,

2) prowadzenie ewidencji korespondencji,

3) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,

4) przygotowanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza i Sekretarza,

5) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,

6) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

7) obsługa centrali telefonicznej i faksu,

8) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych referatów,

9) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,

10) zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej Komisji, jednostek pomocniczych oraz sprawy kancelaryjno - techniczne,

11) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej Komisji i Burmistrza oraz innym materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

12) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy gminy,

13) przekazywanie za pośrednictwem sekretariatu korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych,

14) przygotowywanie materiałów do projektów uchwał Rady, planów pracy Rady i jej Komisji,

15) podejmowanie czynności związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej Komisji,

16) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań, i spotkań,

17) prowadzenie rejestru uchwał postanowień Rady, Komisji Rady oraz zarządzeń wydawanych przez Burmistrza,

18) prowadzenia zbioru przepisów gminnych ustanowionych przez Radę,

19) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

20) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu w tym: dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

21) prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością samorządu mieszkańców,

22) prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw,

23) wdrażanie informatyki i nowoczesnych technik do pracy urzędu,

24) prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem bezrobotnych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych, współdziałanie z organami zatrudnienia w tym zakresie,

25) prowadzenie postępowań wyjaśniających w razie wypadku przy pracy lub wypadku w drodze do pracy lub z pracy,

26) nadzorowanie pracy pracowników obsługi urzędu,

27) załatwianie spraw związanych z praktykami zawodowymi uczniów szkół ponadpodstawowych,

28) zapewnienie prawidłowych warunków pracy bhp i ppoż. a w tym:

a) organizacja szkoleń z zakresu BHP i ppoż.,

b) poddawanie pracowników profilaktycznym badaniom lekarskim,

c) wydawanie pracownikom odzieży roboczej, ochronnej i środków czystości.

29) prowadzenie spraw administracyjno – gospodarczych:

a) planowanie i realizacja remontów kapitalnych i bieżących,

b) ubezpieczenie budynków od ognia i innych zdarzeń losowych,

c) naliczanie opłat za zanieczyszczenie środowiska,

d) sporządzanie umów najmu lokali użytkowych wynajmowanych przez inne podmioty,

e) rozliczanie współudziału w kosztach utrzymania instytucji i osób, zajmujących pomieszczenia w budynkach urzędu,

f) dokonywanie zakupu sprzętu i wyposażenia,

g) zabezpieczenie zaopatrzenia w materiały biurowe i inne urządzenia niezbędne do prawidłowego funkcjonowania urzędu.

31) prowadzenie archiwum zakładowego,

32) techniczno - organizacyjne przygotowanie wyborów i referendów,

33) sprawy związane z kulturą i sztuką, kulturą fizyczną, wypoczynkiem i rekreacją,

34) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych,

35) prowadzenie spraw związanych z zadaniami gminy jako organu prowadzącego gminne przedszkola, szkoły i placówki oświatowe,

36) zapewnienie zgodności działania urzędu z przepisami prawa.

37) prowadzenie spraw dotyczących składanych oświadczeń majątkowych przez osoby do tego zobowiązane zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

38) współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów i programu współpracy z organizacjami.

39) utrzymywanie stałych kontaktów z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,

40) organizowanie współpracy o charakterze pozafinansowym z organizacjami pozarządowymi,

41) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem postępowań konkursowych,

42) udział w pracach komisji konkursowych rozpatrujących wnioski organizacji pozarządowych i innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego składane w ramach otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych ogłaszanych przez Burmistrza Dąbrowy Białostockiej,

43) przygotowanie rocznych sprawozdań ze współpracy z organizacjami pozarządowymi,

44) realizacja procedur pozakonkursowych na podstawie art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie,

45) przekazywanie do publikacji w BIP oraz na stronie internetowej Urzędu materiałów dotyczących prowadzonych spraw oraz ich aktualizowanie,

46) organizacja szkoleń, warsztatów i spotkań dla organizacji pozarządowych,

47) podejmowanie czynności i wykonywanie zadań z zakresu promocji i wizerunku gminy,

48) gromadzenie informacji o gminie i przygotowywanie materiałów promujących gminę na zewnątrz.

49) administrowanie serwerem poczty i www,

50) administrowanie aplikacjami zainstalowanymi na stacjach roboczych,

51) prowadzenie spraw z zakresu ochrony antywirusowej, okresowe sprawdzanie komputerów i serwerów, aktualizacje oprogramowania antywirusowego,

52) nadzorowanie wykonywania kopii zapasowych, kontrola ich poprawności,

53) udział w opracowywaniu koncepcji i rozwoju systemów informatycznych,

54) nadzór przestrzegania zakazu instalowania oprogramowania nielegalnego,

55) bieżące dokumentowanie, zwłaszcza fotografowanie ważnych wydarzeń z życia gminy i umieszczanie na stronie gminy,

56) czuwanie nad właściwą wizualizacją informacji w budynku Urzędu,

57) wykonywanie czynności Administratora Systemu Informacji i administratora SZJ.

58) promocja i reklama gminy w zakresie:

a) kontaktów zagranicznych i obsługi turystycznej;

b) poszukiwanie i nawiązywanie kontaktów z ośrodkami bliźniaczymi za granicą;

c) nawiązywanie kontaktów i współpracy z ośrodkami przygranicznymi;

d) prowadzenie strony internetowej i Biuletynu Informacji Publicznej.

e) pomoc i współpraca z lokalnymi stowarzyszeniami.

f) wspieranie inicjatyw turystycznych i agroturystycznych w zakresie informacyjnym i pomoc w kontaktach międzynarodowych.

g) pomoc i współpraca z jednostkami i organizacjami zajmującymi się upowszechnianiem kultury w szczególności z Miejsko- Gminnym Ośrodkiem Kultury w Dąbrowie Białostockiej w zakresie organizacji i przygotowania imprez kulturalnych.

h) bieżące gromadzenie danych o działalności organów Gminy, Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych oraz zapewnienie ich popularyzacji.