REGULAMIN ORGANIZACYJNY

Rozdział I

Postanowienia wstępne

§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego zwany w dalszej części regulaminem określa organizacje i zasady funkcjonowania Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej.

§ 2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. Statucie Gminy - rozumie się przez to Statut Gminy Dąbrowa Białostocka.

2. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej.

3. Gminie -należy przez to rozumieć Gminę Dąbrowa Białostocka.

4. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Dąbrowie Białostockiej.

5. Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Dąbrowy Białostockiej.

6. Zastępcy Burmistrza - należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Dąbrowy Białostockiej.

7. Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Dąbrowa Białostocka.

8. Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Dąbrowa Białostocka.

§ 3. 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.

2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.

3. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza oraz Skarbnika.

4. Siedzibą Urzędu jest miasto Dąbrowa Białostocka.

§ 4. 1. Burmistrz jest zwierzchnikiem służbowym do pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych.

2. W czasie nieobecności Burmistrza lub gdy inne okoliczności uniemożliwiają wykonywanie obowiązków przez Burmistrza, zastępstwo sprawuje Zastępca Burmistrza.

§ 5. 1. Sekretarz zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu oraz organizuje jego prace.

2. Burmistrz może powierzyć prowadzenie spraw gminy w swoim imieniu Sekretarzowi.

§ 6. 1. Urząd jest czynny we wszystkie dni robocze tygodnia oprócz sobót w godzinach od 7.30 do 15.30.

2. Urząd Stanu Cywilnego wydaje akty zgonów, a także wyjątkowo udziela ślubów także w soboty, niedziele, święta oraz dni dodatkowo wolne od pracy.

§ 7. 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Rady i jej Komisji, Burmistrza i innych organów Gminy.

2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie zadań:

a) własnych gminy - wynikających z ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym;

b) zleconych ustawowo - z zakresu administracji rządowej lub przejętych na podstawie porozumień z organami tej administracji;

c) publicznych powierzonych gminie w drodze porozumień;

§ 8. 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy, w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.

2. W szczególności do zadań Urzędu należy:

a) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy;

b) wykonywanie, na podstawie udzielonych upoważnień, czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy;

c) zapewnienie organom Gminy możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków;

d) przygotowanie uchwalenia i wykonania budżetu oraz innych aktów organów Gminy,

e) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,

f) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady posiedzeń jej Komisji oraz innych organów Gminy;

g) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,

h) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:

- przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji;

- prowadzenie wewnętrznego obiegu akt;

- przechowywanie akt;

- przekazywanie akt do archiwów.

i) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

§ 9. Zasady obiegu dokumentów w Urzędzie oraz wykonywanie czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt.

Rozdział II

Organizacja wewnętrzna Urzędu.

§ 10. Funkcjonowanie Urzędu opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa służbowego podporządkowania, podziału czynności i indywidualnej odpowiedzialności za realizacje powierzonych zadań.

§ 11. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:

1. Referat Organizacyjny - symbol OR

2. Referat Finansowy - symbol FN

3. Referat Budownictwa Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej - symbol BRG

4. Referat Spraw Obywatelskich - symbol OB

5. Urząd Stanu Cywilnego - symbol USC

6. Pełnomocnik Burmistrza d/s Oświaty i Wychowania - symbol OW

7. Radca Prawny - symbol RP

§ 12. 1. W strukturze organizacyjnej Urzędu funkcjonuje Gminne Centrum Reagowania.

2. Gminne Centrum Reagowania wykonuje zadania określane ustawą z dnia 18 kwietnia 2002 roku o stanie klęski żywiołowej.

3. Zadania są realizowane przez grupy robocze o charakterze stałym:

a) planowania cywilnego,

b) grupa monitorowania, prognoz i analiz.

4. Liczebność i skład osobowy grup roboczych ustala Burmistrz zarządzeniem.

§ 13. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1. Sekretarz Gminy pełniący jednocześnie funkcje Kierownika Referatu Organizacyjnego i Pełnomocnika Burmistrza d/s. Oświaty i Wychowania.

2. Skarbnik Gminy pełniący jednocześnie funkcje Kierownika Referatu Finansowego.

3. Kierownik Referatu Budownictwa Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej.

4. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, pełniący jednocześnie funkcje Kierownika Referatu Spraw Obywatelskich lub Zastępca wskazany przez Burmistrza.

Rozdział III

Zasady Funkcjonowania Urzędu

§ 14. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1) praworządności,

2) służebność wobec społeczności lokalnej,

3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,

4) kontroli wewnętrznej,

5) wzajemnego współdziałania,

6) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne referaty.

§ 15. 1. W urzędzie funkcjonuje kontrola zarządcza oraz system zarządzania jakością ISO 901.2009.

2. Zasady kontroli zarządczej w Urzędzie określa odrębne zarządzenie Burmistrza.

§ 16. Pracownicy Urzędu w wykonaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie prawa i zobowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 17. 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z przepisami zamówień publicznych.

§ 18. 1. Kierownicy Referatów są odpowiedzialni przed Burmistrzem za wykonywanie zadań określonych dla Referatu , a w szczególności za:

1) nadzór nad wypełnianiem obowiązków służbowych przez podległych pracowników,

2) zgodność z prawem opracowywanych decyzji i umów cywilno - prawnych oraz prowadzenia ich rejestrów,

3) przygotowanie przez podległych pracowników projektów aktów prawnych i innych materiałów, należących do kompetencji Referatu, wnoszonych pod obrady Rady i jej Komisji,

4) właściwe przyjmowanie interesantów,

5) bieżące prowadzenie kontroli referatu.

2. Kierownicy Referatów wykonują swoje zadania bezpośrednio przy pomocy podległych pracowników.

3. Przy wykonywaniu zadań kierownicy referatów upoważnieni są do:

1) współdziałania z właściwymi instytucjami i jednostkami,

2) udziału w posiedzeniach właściwej Komisji Rady na jej zaproszenie,

3) udziału w obradach sesji i Rady na zaproszenie Przewodniczącego Rady.

Rozdział IV

Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika

§ 19. Burmistrz wykonuje zadania określone w ustawie o samorządzie gminnym, Statucie Gminy oraz innych przepisach określających status Burmistrza.

§ 20. Do wyłącznej kompetencji Burmistrza należy:

1) reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,

2) prowadzenie bieżących spraw Gminy,

3) podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,

4) wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,

5) zapewnianie przestrzegania prawa przez pracowników Urzędu,

6) koordynowanie działań pomiędzy stanowiskami pracy, w szczególności dotyczącymi współpracy i zastępstw,

7) czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,

8) przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od kierowników gminnych jednostek organizacyjnych członków organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz pracowników samorządowych,

9) wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Burmistrza przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady,

10) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w tym upoważnienie pracowników Urzędu do wydania tych decyzji w jego imieniu,

11) udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,

12) wydanie zarządzeń z zakresu wewnętrznego kierownictwa Urzędem,

13) powoływanie zespołów doraźnych spośród pracowników Urzędu w celu rozwiązywania określonych problemów.

§ 21. Do zakresu działania Zastępcy Burmistrza należy w szczególności wykonywanie zadań Burmistrza w czasie jego nieobecności, pełnienie nadzoru nad :

a) gminnymi inwestycjami i remontami,

b) gospodarką komunalną i mieszkaniową oraz ochroną środowiska i gospodarką odpadami,

c) oświatą i wychowaniem w zakresie inwestycji i remontów,

d) ochroną zdrowia i opieką społeczną,

e) udzielaniem zamówień publicznych,

f) planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym,

g) pozyskiwaniem inwestorów i środków zewnętrznych niezbędnych dla rozwoju gminy,

h) realizacja zadań statutowych spółek prawa handlowego. W których gmina posiada udziały.

§ 22. Sekretarz prowadzi sprawy gminy pod nieobecność Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w zakresie ustalonym przez Burmistrza.

§ 23. Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1) opracowywanie projektów zmian w regulaminie,

2) nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw kadrowych i związanych z doskonaleniem zawodowym pracowników w tym służby przygotowawczej,

3) opracowywanie zakresów czynności Kierowników Referatów Urzędu,

4) przekładanie Burmistrzowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,

5) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych miedzy komórkami Urzędu,

6) koordynowanie i organizowanie działań związanych z wyborami, referendami i spisami powszechnymi i rolnymi,

7) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawców,

8) nadzorowanie i kontrolowanie sposobu rozpatrywania skarg, wniosków oraz terminowego i prawidłowego załatwiania spraw interesantów,

9) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem informacji niejawnych;

10) nadzór nad realizacją działalności kontrolnej w Urzędzie,

11) podejmowanie decyzji należących do kompetencji Urzędu - podpisywanie pism i dokumentów wychodzących na zewnątrz,

12) koordynacja i nadzorowanie udzielania przez referaty informacji publicznej;

13) koordynowanie spraw związanych z zadaniami Gminy jako organu prowadzącego gminne przedszkola, szkoły, inne placówki oświatowe,

14) zapewnienie sprawnego funkcjonowania i kontrola gminnych jednostek organizacyjnych;

15) realizacja innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza;

16) koordynowanie spraw związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych.

§ 24.1. Skarbnik Gminy jest głównym księgowym budżetu, koordynuje wszelkie prace związane z wykonywaniem budżetu i realizuje wynikające z tego tytułu zadania określone w odrębnych przepisach oraz odpowiada za całość gospodarki finansowej Urzędu. Pełni również funkcję kierownika Referatu Finansowego.

2. Do zadań Skarbnika w szczególności należy:

1) kierowanie i nadzór nad pracą Referatu Finansowego,

2) opracowywanie projektu budżetu gminy i kontrolowanie jego wykonania oraz opracowywanie sprawozdania z jego wykonania,

3) przygotowywanie projektu wieloletniej prognozy finansowej gminy oraz jej zmian,

4) opracowywanie analiz wykorzystania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w budżecie w celu racjonalnego gospodarowania środkami,

5) kontrolowanie działalności Urzędu w zakresie realizacji wydatków i dochodów budżetu gminy w trybie i na zasadach określonych w przepisach dotyczących zadań głównych księgowych, dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,

6) opracowywanie projektów uchwał i zarządzeń dotyczących zmian budżetu oraz współdziałanie w opracowywaniu projektów aktów prawnych powodujących konieczność zmiany budżetu gminy lub przyszłych zobowiązań gminy,

7) prowadzenie księgowości budżetowej i gospodarki finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,

8) nadzór i kontrola finansowa nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi,

9) nadzór nad gospodarowaniem środkami budżetowymi gminy, a w szczególności nad przestrzeganiem dyscypliny finansów publicznych,

10) kontrasygnowanie oświadczeń woli mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych,

11) organizowanie prawidłowego obiegu dokumentów finansowo – księgowych i zapewnienie jego przestrzegania,

12) wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Burmistrza.

Rozdział V

Podział zadań pomiędzy referatami

§ 25. Do wspólnych zadań Referatów należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy a w szczególności:

1) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

2) pomoc Radzie właściwym rzeczowo Komisjom Rady i jednostkom organizacyjnym Gminy w wykonywaniu ich zadań,

3) współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania budżetu Gminy.

4) przygotowywanie sprawozdań ocen, analiz i bieżących informacji o realizacji zadań.

5) współdziałanie z Sekretarzem Gminy w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danej komórki organizacyjnej.

6) przechowywanie akt.

7) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt.

8) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu dokumentów.

9) usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy.

10) wykonywanie innych zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza.

11) współdziałanie w zakresie powierzenia organizacjom pozarządowym wykonywanie zadań publicznych lub wspieranie takich zadań.

12) przygotowywanie i przekazywanie informacji do Biuletynu informacji Publicznej zgodnie z ustawą o dostępie do informacji publicznej i innymi ustawami, z których wynika obowiązek publikowania.

13) udostępnianie informacji publicznej na wniosek.

14) wykonywania kontroli zarządczej w zakresie objętym przypisaną odpowiedzialnością i nadzorem.

15) ochrona i przestrzeganie danych osobowych na zajmowanym stanowisku pracy.

16) przygotowywanie i przekazywanie zamieszczania w BIP informacji publicznej podlegającej obowiązkowi publikacji będącej w posiadaniu referatu lub wytworzonej w danym referacie.

§ 26. Do zadań Referatu Organizacyjnego należą:

1) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz urzędu,

2) prowadzenie ewidencji korespondencji,

3) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,

4) przygotowanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza i Sekretarza,

5) prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,

6) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

7) obsługa centrali telefonicznej i faksu,

8) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych referatów,

9) prowadzenie rejestru delegacji służbowych,

10) zapewnienie obsługi administracyjnej Rady, jej Komisji, jednostek pomocniczych oraz sprawy kancelaryjno - techniczne,

11) przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej Komisji i Burmistrza oraz innym materiałów na posiedzenia i obrady tych organów,

12) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy gminy,

13) przekazywanie za pośrednictwem sekretariatu korespondencji do i od Rady, jej Komisji oraz poszczególnych radnych,

14) przygotowywanie materiałów do projektów uchwał Rady, planów pracy Rady i jej Komisji,

15) podejmowanie czynności związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej Komisji,

16) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań, i spotkań,

17) prowadzenie rejestru uchwał postanowień Rady, Komisji Rady oraz zarządzeń wydawanych przez Burmistrza,

18) prowadzenia zbioru przepisów gminnych ustanowionych przez Radę,

19) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,

20) prowadzenie spraw osobowych pracowników urzędu w tym: dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

21) prowadzenie dokumentacji związanej z działalnością samorządu mieszkańców,

22) prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw,

23) wdrażanie informatyki i nowoczesnych technik do pracy urzędu,

24) prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem bezrobotnych w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych, współdziałanie z organami zatrudnienia w tym zakresie,

25) prowadzenie postępowań wyjaśniających w razie wypadku przy pracy lub wypadku w drodze do pracy lub z pracy,

26) nadzorowanie pracy pracowników obsługi urzędu,

27) załatwianie spraw związanych z praktykami zawodowymi uczniów szkół ponadpodstawowych,

28) zapewnienie prawidłowych warunków pracy bhp i ppoż. a w tym:

a) organizacja szkoleń z zakresu BHP i ppoż.,

b) poddawanie pracowników profilaktycznym badaniom lekarskim,

c) wydawanie pracownikom odzieży roboczej, ochronnej i środków czystości.

29) prowadzenie spraw administracyjno – gospodarczych:

a) planowanie i realizacja remontów kapitalnych i bieżących,

b) ubezpieczenie budynków od ognia i innych zdarzeń losowych,

c) naliczanie opłat za zanieczyszczenie środowiska,

d) sporządzanie umów najmu lokali użytkowych wynajmowanych przez inne podmioty,

e) rozliczanie współudziału w kosztach utrzymania instytucji i osób, zajmujących pomieszczenia w budynkach urzędu,

f) dokonywanie zakupu sprzętu i wyposażenia,

g) zabezpieczenie zaopatrzenia w materiały biurowe i inne urządzenia niezbędne do prawidłowego funkcjonowania urzędu.

31) prowadzenie archiwum zakładowego,

32) techniczno - organizacyjne przygotowanie wyborów i referendów,

33) sprawy związane z kulturą i sztuką, kulturą fizyczną, wypoczynkiem i rekreacją,

34) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem gminnych jednostek organizacyjnych,

35) prowadzenie spraw związanych z zadaniami gminy jako organu prowadzącego gminne przedszkola, szkoły i placówki oświatowe,

36) zapewnienie zgodności działania urzędu z przepisami prawa.

37) prowadzenie spraw dotyczących składanych oświadczeń majątkowych przez osoby do tego zobowiązane zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

38) współpraca z organizacjami pozarządowymi w zakresie realizacji zadań wynikających z obowiązujących przepisów i programu współpracy z organizacjami.

39) utrzymywanie stałych kontaktów z organizacjami pozarządowymi i innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,

40) organizowanie współpracy o charakterze pozafinansowym z organizacjami pozarządowymi,

41) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem postępowań konkursowych,

42) udział w pracach komisji konkursowych rozpatrujących wnioski organizacji pozarządowych i innych podmiotów prowadzących działalność pożytku publicznego składane w ramach otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych ogłaszanych przez Burmistrza Dąbrowy Białostockiej,

43) przygotowanie rocznych sprawozdań ze współpracy z organizacjami pozarządowymi,

44) realizacja procedur pozakonkursowych na podstawie art. 19a ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie,

45) przekazywanie do publikacji w BIP oraz na stronie internetowej Urzędu materiałów dotyczących prowadzonych spraw oraz ich aktualizowanie,

46) organizacja szkoleń, warsztatów i spotkań dla organizacji pozarządowych,

47) podejmowanie czynności i wykonywanie zadań z zakresu promocji i wizerunku gminy,

48) gromadzenie informacji o gminie i przygotowywanie materiałów promujących gminę na zewnątrz.

49) administrowanie serwerem poczty i www,

50) administrowanie aplikacjami zainstalowanymi na stacjach roboczych,

51) prowadzenie spraw z zakresu ochrony antywirusowej, okresowe sprawdzanie komputerów i serwerów, aktualizacje oprogramowania antywirusowego,

52) nadzorowanie wykonywania kopii zapasowych, kontrola ich poprawności,

53) udział w opracowywaniu koncepcji i rozwoju systemów informatycznych,

54) nadzór przestrzegania zakazu instalowania oprogramowania nielegalnego,

55) bieżące dokumentowanie, zwłaszcza fotografowanie ważnych wydarzeń z życia gminy i umieszczanie na stronie gminy,

56) czuwanie nad właściwą wizualizacją informacji w budynku Urzędu,

57) wykonywanie czynności Administratora Systemu Informacji i administratora SZJ.

58) promocja i reklama gminy w zakresie:

a) kontaktów zagranicznych i obsługi turystycznej;

b) poszukiwanie i nawiązywanie kontaktów z ośrodkami bliźniaczymi za granicą;

c) nawiązywanie kontaktów i współpracy z ośrodkami przygranicznymi;

d) prowadzenie strony internetowej i Biuletynu Informacji Publicznej.

e) pomoc i współpraca z lokalnymi stowarzyszeniami.

f) wspieranie inicjatyw turystycznych i agroturystycznych w zakresie informacyjnym i pomoc w kontaktach międzynarodowych.

g) pomoc i współpraca z jednostkami i organizacjami zajmującymi się upowszechnianiem kultury w szczególności z Miejsko- Gminnym Ośrodkiem Kultury w Dąbrowie Białostockiej w zakresie organizacji i przygotowania imprez kulturalnych.

h) bieżące gromadzenie danych o działalności organów Gminy, Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych oraz zapewnienie ich popularyzacji.

§ 27. Do zadań Referatu Finansowego należą sprawy finansowe i budżetu: gminy, szkół, instytucji kultury i Ośrodka Pomocy Społecznej:

1) opracowywanie projektu budżetu gminy i wieloletniej prognozy finansowej na dany rok oraz projektów uchwał w sprawie zatwierdzania sprawozdań z wykonania tego budżetu;

2) nadzorowanie prawidłowości opracowania i zatwierdzania planów finansowych jednostek organizacyjnych gminy,

3) przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń w sprawie zmian w budżecie i wieloletniej prognozie finansowej,

4) prowadzenie rachunkowości budżetu gminy, w tym środków pozyskanych z Unii Europejskiej i innych instytucji międzynarodowych,

5) przekazywanie środków finansowych jednostkom budżetowym,

6) sporządzanie zbiorczych sprawozdań budżetowych, sprawozdań finansowych oraz okresowych analiz i informacji z wykonania budżetu gminy, w tym sprawozdań o wydatkach strukturalnych,

7) kontrola zadłużenia gminy i równowagi budżetu w części operacyjnej (bieżącej),

8) współpraca z referatami merytorycznymi urzędu i jednostami organizacyjnymi gminy w zakresie podziału środków finansowych i dotacji oraz ich wykorzystania,

9) prowadzenie spraw związanych z wyborem banku obsługującego budżet gminy, lokowaniem środków finansowych, emisją obligacji,

10) współpraca z referatami merytorycznymi w postępowaniach związanych z pozyskiwaniem środków finansowych z funduszy Unii Europejskiej i innych instytucji międzynarodowych.

11) prowadzenie ksiąg rachunkowych i dokumentacji finansowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,

12) obsługa finansowa kasy Urzędu

13) prowadzenie ewidencji środków trwałych,

14) rozliczanie inwentaryzacji,

15) realizacja zadań związanych z wymiarem zobowiązań podatkowych w zakresie podatku od nieruchomości, podatku rolnego, leśnego , od środków transportowych, opłat lokalnych, w tym:

16) wymiar należności,

17) prowadzenie rejestrów wymiarowych,

18) prowadzenie rejestrów przypisów i odpisów,

19) załatwianie odwołań, podań i innej korespondencji dotyczącej spraw podatkowych,

20) realizacja zadań organu podatkowego z zakresu opłaty skarbowej,

21) sporządzanie sprawozdań z wymiaru należności, z zastosowaniem ulg i informacji o utraconych dochodach podatkowych z tytułu ulg i zwolnień,

22) prowadzenie czynności kontrolnych, w tym oględzin gruntów, budynków i lokali będących przedmiotem opodatkowania w celu sprawdzenia rzetelności zgłszenia przedmiotów opodatkowania,

23) wydawanie zaświadczeń i udzielanie informacji w zakresie przewidzianym przez ustawę – Ordynacja podatkowa i zezwoleń na wykreślenie wpisu hipoteki przymusowej,

24) opracowanie projektów uchwał w sprawie stawek podatków i opłat lokalnych,

25) przygotowywanie wniosków lub stanowisk w sprawach stosowania ulg w podatkach pobieranych przez urząd skarbowy, stanowiących dochody gminy,

26) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy publicznej i sprawozdawczością z udzielonej pomocy publicznej w zakresie podatków i opłat lokalnych,

27) przygotowywanie pisemnych interpretacji prawa podatkowego w oparciu o przepisy Ordynacji podatkowej ,

28) prowadzenie spraw z zakresu zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napedowego wykorzystywanego do produkcji rolnej,

29) rozliczenia inkasentów - sołtysów z pobranej gotówki według kwitariuszy podatkowych oraz naliczanie im prowizji za inkaso.

30) realizacja zadań związanych z wymiarem opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i wymiarem czynszów najmu lokali mieszkalnych w tym:

31) wymiar należności,

32) prowadzenie rejestrów wymiarowych,

33) prowadzenie rejestrów przypisów i odpisów,

34) załatwianie odwołań, podań i innej korespondencji dotyczącej opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i czynszów najmu lokali mieszkalnych,

35) prowadzenie czynności kontrolnych, w zakresie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi w celu sprawdzenia rzetelności zgłszenia przedmiotów opodatkowania,

36) opracowanie projektów uchwał w sprawie opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i czynszów najmu lokali mieszkalnych,

37) prowadzenie księgowości podatkowej i opłat w zakresie:

38) podatku od nieruchomości,

39) podatku rolnego i leśnego

40) podatku od środków transportowych,

41) podatków i opłat lokalnych,

42) opłaty skarbowej,

43) opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,

44) czynszów najmu lokali mieszkalnych,

45) opłaty za wieczyste użytkowanie,

46) opłaty z tytułu dzierżaw rocznych i miesięcznych

47) opłaty z tytułu najmu lokali użytkowych,

48) opłaty z tytułu sprzedaży składników mienia komunalnego,

49) opłaty adiacenckiej

50) wystawianie upomnień na zaległości w podatkach i opłatach, wystaianie tytułów wykonawczych, występowanie o wpis do hipoteki,

51) sporządzanie sprawozdań okresowych i rocznych z wpływów z tytułu podatków i opłat.

52) nadzorowanie inkasa należności pieniężnych z tytułu opłat, rozliczenie i kontrola rachunkowa inkasentów;

53) wykonywanie zadań z zakresu polityki lokalnej w zakresie:

54) sporządzanie wykazu osób kwalifikujących się do wynajmu lokali mieszkalnych i socjalnych

55) współpraca przy przygotowywaniu uchwał w sprawach regulaminu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz stawek czynszu regulowanego

56) sporządzanie dokumentacji płacowej;

57) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych;

58) dokonywanie rozliczeń z Urzędem Skarbowym w podatku dochodowym od osób fizycznych i podatku VAT;

59) prowadzenie rozliczeń w zakresie podatku VAT oraz sporządzanie miesięcznych deklaracji VAT i prowadzenie rejestru VAT,

60) przyjmowanie, przesyłanie i archiwizacja wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG),

61) prowadzenie spraw związanych z działalnością sieci handlowej, gastronomicznej i usługowej,

62) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż alkoholu,

63) prowadzenie ewidencji obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie,

64) przekazywanie do publikacji w BIP materiałów z zakresu działalności referatu wynikających z obowiązujących przepisów.

§ 28. Do zadań Referatu Budownictwa, Rolnictwa i Gospodarki Komunalnej należą sprawy:

1) Opracowywanie i uzgadnianie projektów miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego w tym w szczególności:

a) przygotowywanie materiałów niezbędnych do sporządzania projektów planów zagospodarowania przestrzennego Gminy;

b) koordynacja i obsługa działań związanych z uzgodnieniami projektu planu oraz wprowadzeniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;

c) przechowywanie planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów;

d) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;

e) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy oraz analiza wniosków w sprawach sporządzania lub zmiany planu zagospodarowania przestrzennego;

f) prowadzenie spraw związanych z ustaleniem warunków zabudowy i zagospodarowania terenu;

g) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu.

h) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu.

2) Prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnymi i ulicami miejskimi, które obejmują w szczególności:

a) zaliczanie dróg i ulic do poszczególnych kategorii,

b) projektowanie przebiegu dróg,

c) budowę, modernizację i ochronę dróg,

d) zarządzanie drogami,

e) określanie szczególnego korzystania z dróg, w tym wykorzystania pasów drogowych na cele niekomunikacyjne,

f) koordynację i obsługę w współpracy z innymi zarządcami dróg,

g) prowadzenie spraw związanych z odśnieżaniem dróg i usuwaniem gołoledzi na drogach.

3) Prowadzenie spraw związanych z działalnością inwestycyjną na terenie Gminy a w szczególności:

a) inicjowanie, planowanie i koordynowanie działalności inwestycyjnej i remontowej na terenie Gminy - dotyczy inwestycji gminnych,

b) opracowywanie projektu planu inwestycji,

c) zapewnienie dokumentacji projektowo - kosztorysowej dla gminnych zadań inwestycyjnych i remontowych oraz nadzorowania ich realizacji,

d) prowadzenie odbioru wykonanych robót, w tym odbioru końcowego inwestycji i remontów, rozliczenia finansowe zadań inwestycyjnych we wszystkich fazach procesu inwestycyjnego oraz sprawozdawczość inwestycyjna,

e) zlecanie nadzoru inwestycyjnego zadań realizowanych przez Urząd Miejski,

f) realizacja zadań wykonywanych z udziałem inicjatyw społecznych,

g) przygotowanie merytoryczne przetargów na inwestycje zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych,

h) współpraca z inwestorem zastępczym w zakresie nadzoru merytorycznego i finansowego nad prawidłowością wydawania środków budżetowych,

4) Prowadzenie spraw związanych z ustaleniem i zmianą nazw miejscowości, ulic i obiektów fizjograficznych oraz numeracji nieruchomości.

5) Nadzór nad funkcjonowaniem urządzeń oraz infrastruktury gminnej obejmującej m. in. sprawy:

a) wodociągów i zaopatrzenia w wodę,

b) kanalizacji deszczowej i sanitarnej,

c) wysypisk i likwidacji dzikich wysypisk,

d) szaletów i targowisk,

e) cmentarnictwa wojennego,

f) zieleni miejskiej,

g) zaopatrzenia w energię elektryczną i cieplną.

6) Planowanie oświetlenia miejsc publicznych i dróg znajdujących się na terenie gminy oraz placów, ulic i dróg, dla których gmina jest zarządcą.

7) Realizacja polityki lokalnej na terenie gminy a w szczególności:

a) sporządzanie wykazu osób kwalifikujących się do wynajmu lokali mieszkalnych i socjalnych;

b) przyznawanie lokali mieszkalnych, w tym socjalnych i zastępczych;

c) prowadzenie egzekucji w sprawach opróżnień lokali mieszkalnych w świetle przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;

d) opiniowanie wniosków w sprawach o zameldowanie w lokalach komunalnych;

e) przygotowywanie projektów uchwał Rady w sprawach regulaminu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy oraz stawek czynszu regulowanego;

f) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości i porządku na terenie gminy.

8) Nadzór nad:

a) organizacją selektywnej zbiórki odpadów,

b) oczyszczalnią ścieków,

c) miejscami pamięci narodowej.

9) Prowadzenie spraw związanych z ochroną bezdomnych zwierząt.

10) Sprawowanie opieki nad zabytkami - współdziałanie z konserwatorem zabytków w tym zakresie.

11) Reprezentowanie gminy we wspólnotach mieszkaniowych.

12) Organizacja robót publicznych i prac interwencyjnych.

13) Prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska oraz przygotowanie decyzji i postanowień z tym związanych.

14) Realizacja zadań wynikających z ustawy Prawo wodne:

a) nakazywanie w drodze decyzji właścicielowi gruntu powodującemu zmiany stanu wody na gruntach sąsiednich o przywrócenie do stanu poprzedniego lub wykonywanie urządzeń zapobiegającym szkodom,

b) rozstrzyganie sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego,

15) Wykonywanie innych czynności zleconych przez Burmistrza lub Sekretarza Gminy i Kierownika Referatu.

16) Bieżące zgłaszanie Sekretarzowi wniosków o aktualizacje regulaminu Urzędu w zakresie przedmiotu działania referatu (w związku ze zmianą przepisów prawnych),

17) gospodarowaniem i zarządzanie nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy a szczególności sprzedaż, zamiana, oddanie w użytkowanie wieczyste w najem, dzierżawę, użyczenie, oddanie w trwały zarząd.

18) tworzenie gminnego zasobu nieruchomościami oraz prowadzenie jego ewidencji.

19) gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości.

20) aktualizacja opłat rocznych za użytkowanie wieczyste nieruchomości oraz przekazanych w trwały zarząd.

21) prowadzenie spraw z zakresu podziału i scalanie nieruchomości wynikających z ustawy o gospodarce nieruchomościami.

22) ustalanie opłat adiacenckich.

23) wykonywanie prawa pierwokupu.

24) prowadzenie spraw związanych z roszczeniami finansowymi wynikającymi z ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego,

25) sprzedaż lokali mieszkalnych w domach wielorodzinnych będących własnością gminy na zasadach określonych w ustawie własności lokali.

26) prowadzenie spraw z zakresu rozgraniczeń nieruchomości w oparciu o ustawę prawo geodezyjne i kartograficzne.

27) przyjmowanie wniosków i przygotowywanie decyzji o przekształceniu prawa użytkowania wieczystego o prawo własności.

28) prowadzenie spraw z zakresu ustawy o ubezpieczeniu społecznym rolników dotyczących przejęcia nieruchomości na własność Skarbu Państwa.

29) wydawanie opinii i uzgodnień dotyczących ustawy prawo geologiczne i górnicze.

30) zabezpieczenie gruntów na potrzeby pracowników ogrodów działkowych.

31) realizacja zadań wynikających z ustawy o ochronie gruntów rolnych i leśnych oraz przygotowywanie wniosków i opiniowanie o przyznanie środków z funduszu ochrony gruntów rolnych.

32) współpraca z izbami rolniczymi w zakresie opiniowania projektów aktów prawa miejscowego dotyczących rolnictwa, rozwoju wsi i rynków rolnych.

33) przygotowywanie opinii dotyczących przeznaczenia gruntów rolnych do zalesienia na obszarze gminy,

34) poświadczanie oświadczeń rolników o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego oraz wielkości użytków rolnych.

35) nadzór nad działalnością wspólnot gruntowych.

36) współdziałanie z Inspekcją Ochrony Roślin i Nasiennictwa w zakresie ochrony roślin uprawnych oraz zapobieganie zagrożeniom dla zdrowia ludzi, zwierząt oraz dla środowiska.

37) współpraca ze służbami lekarsko - weterynaryjnymi oraz innymi instytucjami i organizacjami społecznymi w zakresie ochrony zwierząt.

38) wydawanie zezwoleń na prowadzenie hodowli lub utrzymania psa rasy uznanej za agresywną.

39) koordynacja obrotu materiałem hodowlanym zwierząt gospodarskich oraz rozrodem, współpraca z Inspekcją Weterynaryjną w zakresie zgłaszania, wykrywania i likwidowania chorób zakaźnych zwierząt oraz szczepień ochronnych.

40) współdziałanie z jednostkami obrotu rolnego w celu zapewnienia właściwej rejonizacji odmian roślin uprawnych zgodnie z potrzebami gminy.

41) współdziałanie ze służbami inwestycyjnymi w zakresie planowania i realizacji inwestycji technicznych i produkcyjnych w rolnictwie.

42) opiniowanie rocznych planów łowieckich oraz współdziałanie z kołami łowieckimi w zakresie ochrony i hodowli zwierzyny.

43) wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów, ustalenie opłat za usuwanie drzew i krzewów i wymierzanie kar pieniężnych za samowolne usunięcie drzew lub krzewów

44) współdziałanie z organami Policji w sprawie realizacji ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii i zakresie uprawy maku i konopi.

45) organizacja szkoleń, pokazów i konkursów poświęconych tematyce rolnictwa i wsi.

46) współpraca z instytucjami statystycznymi w zakresie spisów i szacunków plonów.

47) wykonywanie innych czynności zleconych przez Burmistrza lub Sekretarza Gminy i Kierownika Referatu.

48) bieżące zgłaszanie Sekretarzowi wniosków o aktualizacji regulaminu Urzędu w zakresie przedmiotu działania referatu (w związku ze zmianą przepisów prawnych).

49) przekazywanie do publikacji w BIP materiałów z zakresu działalności referatu wynikających z obowiązujących przepisów

§ 29. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego i Referatu Spraw Obywatelskich należą sprawy dotyczące:

1) Sporządzania aktów Stanu Cywilnego.

2) Wydawania odpisów aktów Stanu Cywilnego.

3) Przyjmowania oświadczeń o:

a) wstąpieniach w związek małżeński;

b) wyborze nazwiska jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa;

c) powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa;

d) uznaniu ojcostwa;

e) nadaniu dziecku nazwiska męża matki;

4) Wydawanie zaświadczeń:

a) o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą;

b) stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;

c) o stanie cywilnym,

d) o nieposiadaniu ksiąg stanu cywilnego,

e) o zamieszczonych lub nie zamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby.

5) Wydawania decyzji w sprawach:

a) skrócenia miesięcznego terminu wyczekiwania do zawarcia związku małżeńskiego;

b) wpisania do ksiąg krajowych aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą;

c) uzupełnienie sprostowanie aktu stanu cywilnego.

6) Przechowywanie, prowadzenie i konserwacja archiwum ksiąg stanu cywilnego.

7) Realizacji postanowień ustawy o ochronie informacji niejawnych.

8) Zgromadzeń.

9) Zbiórek publicznych.

10) Spraw związanych z ochroną tajemnicy państwowej.

11) Prowadzenia Kancelarii informacji niejawnych.

12) Ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych:

a) wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość;

b) prowadzenie ewidencji ludności;

c) prowadzenie spraw związanych z zameldowaniem i wymeldowaniem;

d) przyjmowanie wniosków o Karty Dużej Rodziny i wydawanie KDR.

e) wydawanie zaświadczeń na podstawie akt ewidencji ludności i dowodów osobistych - bieżących i archiwalnych;

f) prowadzenie stałego rejestru wyborców i sporządzania spisu wyborców uprawnionych do głosowania;

13) Profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz zjawisk patologii społecznej.

14) Współpracy z organami sprawiedliwości i ścigania w zakresie utrzymania bezpieczeństwa i porządku publicznego.

15) Współdziałania ze stowarzyszeniami i innymi organizacjami społecznymi.

16) Zadań z zakresu powszechnego obowiązku obrony i obrony cywilnej:

a) organizowanie kwalifikacji wojskowej;

b) przeprowadzanie rejestracji na potrzeby kwalifikacji wojskowej;

c) nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju;

d) prowadzenie spraw dotyczących żołnierzy i ich rodzin;

e) przygotowanie i prowadzenie spraw związanych z obronnością w tym „akcji kurierskiej”;

f) kierowania oraz koordynowania realizacji przedsięwzięć przez instytucje, podmioty gospodarcze i inne jednostki organizacyjne oraz organizacje społeczne działające na terenie gminy w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej;

g) opracowanie i aktualizacja „Planu Operacyjnego Funkcjonowania Gminy Dąbrowa Białostocka;

h) planowanie i realizacja szkolenia obronnego;

i) współpraca ze Starostwem Powiatowym w Sokółce w zakresie przygotowania publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa;

j) działalność kontrolna realizacji zadań obronnych w jednostkach podległych i podporządkowanych Burmistrzowi;

k) reklamowanie osób od obowiązku pełnienia służby wojskowej po ogłoszeniu mobilizacji i w czasie wojny,

l) przygotowanie głównego stanowiska kierowania Burmistrza w swojej stałej siedzibie.

17) Zarządzania kryzysowego:

a) realizacja określonych ustawami zadań publicznych w zakresie ochrony przeciwpożarowej, przeciwpowodziowej i zapobiegania innym nadzwyczajnym zagrożeniom, życia i zdrowia ludzi oraz środowiska;

b) koordynowanie zorganizowaną akcją społeczną na terenie gminy;

c) organizowania systemu łączności, alarmowania i współdziałania między podmiotami uczestniczącymi w działaniach ratowniczych;

18) Spraw z zakresu ochrony przeciwpożarowej:

a) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem gminnych OSP;

b) współpraca z jednostką zawodowej straży pożarnej;

19) Wykonywanie innych czynności zalecanych przez Burmistrza lub Sekretarza Gminy.

20) Bieżące zgłaszanie Sekretarzowi wniosków aktualizację regulaminu urzędu w zakresie podmiotu działania referatu (w związku ze zmianą przedmiotu działania).

21) przekazywanie do publikacji w BIP materiałów z zakresu działalności referatu wynikających z obowiązujących przepisów

§ 30. Do zadań pełnomocnika do Spraw Oświaty i Wychowania należy prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań gminy w zakresie oświaty a w szczególności dotyczących:

1) Zakładania, przekształcania i likwidowania gminnych jednostek oświatowych.

2) Przygotowania do zatwierdzania arkuszy organizacyjnych przedszkoli i szkół gminnych.

3) Koordynowania współpracy innych jednostek organizacyjnych i instytucji z gminnymi jednostkami oświatowymi.

4) Korygowania pracy gminnych placówek oświatowych.

5) Organizowanie konkursów na dyrektorów szkół i przedszkoli, powierzania stanowisk kierowniczych w oświacie.

6) Prowadzenia spraw związanych z awansami zawodowymi nauczyciela kontraktowego na nauczyciela mianowanego.

7) Współpracy z Komisjami Rady Miejskiej w zakresie oświaty.

8) Współpracy z Referatem Finansowym w zakresie finansowania gminnych jednostek oświatowych.

Rozdział VI

Zasady opracowywania projektów aktów prawnych

§ 31. Przy opracowywaniu aktów prawnych należy przestrzegać następujących zasad:

1) akt nie może zawierać postanowień wykraczających poza upoważnienia ustawowe, a także wkraczać w sferę spraw zastrzeżonych do kompetencji innych organów;

2) układ projektu aktu prawnego powinien być przejrzysty a jego redakcja powinna być jasna i zwięzła;

3) dla oznaczenia jednakowych pojęć należy używać jednakowych terminów i określeń prawnych, przyjętych w obowiązującym ustawodawstwie.

§ 32. 1. Akt prawny powinien zawierać:

1) tytuł zawierający nazwę aktu i organu wydającego, jego nr, datę wydania i nazwę zakresu regulacji,

2) wskazanie podstawy prawnej,

3) zakres przedmiotowy podlegający regulacji,

4) ewentualne uchylenie wcześniejszych aktów z tego zakresu,

5) wskazanie odpowiedzialnego za wykonanie,

6) określenie terminu wejścia w życie.

2. Projekt aktu prawnego opracowują pracownicy, każdy w zakresie swojej właściwości rzeczowej z własnej inicjatywy lub na polecenie Burmistrza.

3. Pracownik, do którego należy opracowanie projektu aktu prawnego, kieruje ten projekt do zainteresowanych, w celu dokonania uzgodnień, przeprowadzenia konsultacji lub zasięgnięcia opinii wymaganych przepisami prawa.

4. Projekt aktu prawnego powinien być uzgodniony:

1) ze Skarbnikiem, jeżeli dotyczy zadań budżetowych lub ma spowodować skutki finansowe,

2) z Sekretarzem, jeżeli dotyczy spraw organizacyjnych,

3) z jednostkami organizacyjnymi Gminy, jeżeli nakłada na te jednostki zadania lub obowiązki.

5. Projekt aktu prawnego powinien być zaopiniowany pod względem formalno – prawnym w redakcyjnym przez obsługę prawną lub w przypadkach nie cierpiących zwłoki przez Sekretarza.

6. Po dokonaniu niezbędnych uzgodnień i uzyskaniu wymaganych opinii projekt aktu prawnego należy przedłożyć Burmistrzowi za pośrednictwem Sekretarza.

§ 33. 1. Podjęte aktu prawne organów Gminy numeruje się według zasad ustalonych odrębnych przepisach.

2. Akty prawne wewnętrznego kierownictwa, wydawane przez Burmistrza w formie zarządzeń oznacza się kolejnymi numerami (cyfra arabska) w ciągu roku, a zarządzenia Burmistrza wydane jako organ gminy oznaczamy kolejnymi numerami (cyfra arabska łamaną prze dwie ostatnie cyfry roku).

§ 34. Wydane akty prawne Sekretarz przekazuje pracownikom urzędu i kierownikom jednostek organizacyjnych gminy, odpowiedzialnych za ich realizację.

§ 35. Do zadań Radcy Prawnego należą sprawy z zakresu wykonywania obsługi prawnej organów gminy i Urzędu, a w szczególności:

1) opiniowanie pod względem prawnym i redakcyjnym projektów aktów prawnych organów gminy;

2) opiniowanie pod względem zgodności z prawem decyzji administracyjnych;

3) opiniowanie umów cywilnoprawnych;

4) udzielanie porad prawnych i sporządzanie opinii prawnych dla potrzeb Rady, Burmistrza i poszczególnych referatów;

5) prowadzenia zastępstwa sądowego;

6) interpretowanie przepisów prawa na wniosek pracowników Urzędu;

7) pomoc pracownikom Urzędu w opracowaniu wzorów decyzji administracyjnych projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza;

8) nadzór prawny nad egzekucją należności gminy Dąbrowa Białostocka;

9) informowanie pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działalności gminy;

Rozdział VII

Postanowienia końcowe.

§ 36. Wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Urzędu zawierają zakresy czynności tych pracowników.

§ 37. Dopuszczalne jest przydzielanie w zakresie czynności pracowników obowiązków, które wykraczają poza zakres pracy Referatu, a wynikających z kompetencji i zadań gminy.

§ 38. Integralną część regulaminu stanowią załączniki określające:

1) zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw w tym skarg i wniosków;

2) tryb wykonywania kontroli wewnętrznej w Urzędzie;

3) zasady podpisywania pism i decyzji;

4) wykaz jednostek podporządkowanych Radzie

§ 39. Zmiany regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.

Załącznik Nr 1

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Miejskiego

Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw w tym skarg i wniosków

§ 1. 1. Burmistrz przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w wyznaczonym dniu tygodnia i określonych godzinach.

2. W przypadku gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawie skarg i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy, interesanci są przyjmowani w następnym dniu roboczym.

3. W przypadku nieobecności Burmistrza w dniu przyjmowania interesantów w sprawach skarg wniosków przyjmuje Zastępca Burmistrza.

4. Informacje o godzinach i dniach przyjęć w sprawach skarg i wniosków wywieszona jest na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu.

§ 2. Sekretarz, Kierownicy Referatów i pracownicy Urzędu obowiązani są przyjmować interesantów w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

§ 3. 1. Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa kodeks postępowania administracyjnego, instrukcja kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

2. Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu podlegają wpisowi w rejestrze skarg i wniosków.

3. Referat Organizacyjny prowadzi centralny rejestr skarg i wniosków indywidualnych wpływających do Urzędu oraz skarg zgłoszonych w czasie przyjęć interesantów.

§ 4. 1. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania indywidualnych spraw obywateli, kierując się przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

2. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw ponoszą Kierownicy Referatów oraz pracownicy, zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków.

3. Kontrole i koordynację działań Referatów w zakresie załatwiania indywidualnych spraw obywateli, zwłaszcza skarg i wniosków sprawuje Sekretarz Gminy.

§ 5. 1. Pracownicy obsługujący interesantów zobowiązani są do:

1) Udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy, wyjaśniania treści obowiązujących przepisów.

2) Rozstrzygnięcia sprawy w miarę możliwości na miejscu, a w pozostałych przypadkach do określenia terminu załatwienia.

3) Informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy.

4) Powiadomienie o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy, w przypadku zaistnienia takiej konieczności.

5) Informowania o przysługujących środkach odwoławczych lub środkach zakażenia od wydanych rozstrzygnięć.

6) Służenia pomocą interesantom w sprawach pozostających w zakresie zadań gminy.

2. Interesanci maja prawo uzyskiwać informacje w formie pisemnej, ustnej, telefonicznej lub telefaksowej.

§ 6. Pracownicy Urzędu zobowiązani są do wykorzystywania materiałów zawartych w skargach, wnioskach uwzględniając słuszne interesy społeczne obywateli w celu likwidacji przyczyn powstania.

o Załącznik 2

Załącznik nr 2

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Miejskiego

Kontrola wewnętrzna

§ 1. Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:

1) Legalności, czytelności i zgodności z przepisami prawa w załatwianiu spraw.

2) Terminowości i skuteczności załatwiania spraw.

3) Celowości i gospodarności.

4) Prawidłowości wykonywania czynności kancelaryjnych obiegu dokumentów i pobierania opłaty skarbowej.

§ 2. Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 3. W Urzędzie przeprowadza się kontrole:

1) problemowe - obejmujące wybrane zagadnienia z zakresu kontrolowanej komórki;

2) bieżące - obejmujące czynności w toku;

3) sprawdzające - mające miejsce po dokonaniu określonych czynności lub mające na celu ustalenie czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej;

§ 4. 1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych § 1.

2. Stan faktyczny ustala się na postawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.

3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 5. Kontroli dokonują:

1) Komisja Rewizyjna Rady - we wszystkich sprawach dotyczących gminy zalecanych przez Radę oraz na podstawie planu pracy.

2) Burmistrz, Sekretarz, Skarbnik - w spawach dotyczących funkcjonowania Urzędu.

3) Kierownicy poszczególnych Referatów - w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.

§ 6. Z przeprowadzonych kontroli sporządza się protokół pokontrolny w dwóch egzemplarzach, które otrzymują kontrolowany i kontrolujący lub dokonuje zapisu w książce kontroli wewnętrznej zapoznając z jego treścią kontrolowanego.

§ 7. Wyniki kontroli będą wykorzystywane do:

1) usuwania i zapobiegania powstawaniu nieprawidłowości, uchybień, zaniedbań w pracy Urzędu;

2) organizowania dokształcenia pracowników;

3) oceny pracowników samorządowych;

Załącznik nr 3

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Miejskiego

Zasady podpisywania pism i decyzji.

§ 1. Burmistrz podpisuje:

1) zarządzenia i regulaminy,

2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz, w tym wystąpienia kierowane do Wojewody, Sejmiku Samorządowego, Urzędów Administracji Rządowej i Państwowej,

3) pisma zawierające oświadczenia woli z zakresie bieżącej działalności gminy,

4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące Urzędu,

5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,

6) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,

7) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w swoim imieniu i reprezentowaniu Gminy przed sądami i organami administracji.

8) odpowiedzi na zapytania i interpelacje radnych,

9) inne pisma, jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie.

§ 2. Zastępowanie Burmistrza przez jego Zastępcę na czas nieobecności obejmuje podpisywanie pism i dokumentów związanych z pełnieniem funkcji Zastępcy.

§ 3. 1. Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma i dokumenty pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza.

2. Sekretarz podpisuje z upoważnienia Burmistrza pisma i dokumenty, o których mowa w §1 w przypadku nie obecności Burmistrza i jego Zastępcy.

§ 4. Kierownicy Referatów podpisują:

1) pisma związane z zakresem działania referatów, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza;

2) decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwienia których zostali upoważnieni przez Burmistrza.

§ 5. Kierownik, Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające w zakresie ich zadań wynikających z ustawy prawo o aktach stanu cywilnego oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego.

§ 6. Pracownicy podpisuj pisma i decyzje administracyjne w sprawach do załatwienia, którzy zostali upoważnieni przez Burmistrza odrębnym pismem.

§ 7. Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

Załącznik nr 4

do Regulaminu Organizacyjnego

Urzędu Miejskiego

Wykaz jednostek podporządkowanych Radzie

1. Przedsiębiorstwo Produkcyjno - Handlowo-Usługowe "Ośrodek Maszynowy" spółkaz o.o. wDąbrowie Białostockiej.

2. Przedsiębiorstwo Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Spółka z o.o w Dąbrowie Białostockiej.

3. Miejsko- Gminny Ośrodek Kultury w Dąbrowie Białostockiej.

4. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Dąbrowie Białostockiej.

5. Biuro Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej.

6. Samorządowe Przedszkole w Dąbrowie Białostockiej.

7. Zespół Szkolno – Przedszkolny w Różanymstoku.

8. Zespół Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej.

9. Szkoła Podstawowa w Zwierzyńcu Wielkim.

10. Szkoła Podstawowa w Nierośnie.

11. Żłobek Miejski w Dąbrowie Białostockiej.