Instrukcja archiwum zakładowego
INSTRUKCJA
W sprawie organizacji zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Białostockiej.
Rozdział 1.
Postanowienia ogólne
§ 1.
Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Białostockiej oraz zasady i tryb postępowania z powstającą w urzędzie, nadsyłaną i składaną dokumentacją.
Ilekroć w instrukcji jest mowa o:
kierowniku wydziału - należy przez to rozumieć również dyrektora wydziału lub innej równorzędnej komórki organizacyjnej w urzędzie,
kierowniku archiwum zakładowego - należy przez to rozumieć również pracownika, któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego,
wydziale- należy przez to rozumieć również równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie, występującą w strukturze organizacyjnej urzędu,
archiwum zakładowym - należy przez to rozumieć również ekspozyturę archiwum zakładowego,
jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla urzędów terenowych organów rządowej administracji ogólnej ustalonej przez ministra - Prezesa Rady Ministrów.
§ 2.
Dokumentacja powstająca , nadsyłana i składana w Urzędzie dzieli się na:
dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, zwaną dalej „ materiałami archiwalnymi”,
dokumentację inną niż określana w punkcie 1, nie stanowiąca materiałów archiwalnych, zwana dalej „ dokumentacją niearchiwalna ”.
Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wykonania.
Odrębnie uregulowane jest postępowanie z:
dokumentacją tajną,
dokumentacją projektową, geologiczną, geodezyjno - kartograficzną i audio wizualną - jeżeli dla tej dokumentacji prowadzi się odrębne archiwum.
Oznaczenie kategorii dokumentacji:
kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne, oznacza się symbolem „A”,
kategorię dokumentacji niearchiwalnej , oznacz się symbolem „B”, z tym że:
symbolem B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu praktycznym, który po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, okres przechowania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz dla celów kontrolnych,
symbolem „Bc” oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,
symbolem „BE” oznacza się dokumentacje, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie, ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.
W szczególnie uzasadnionych wypadkach, właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji o której mowa w §2 ust.4 pkt2 lit.a, uznając ją za materiały archiwalne.
§ 3.
Materiały archiwalne / „A”/ przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat, w ciągu tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
Dokumentację niearchiwalną „B” archiwum zakładowe przechowuje przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
§ 4.
Materiały archiwalne / „A”/ dotyczące spraw załatwianych przez kierowników jednostek terenowych / przedsiębiorstw, instytucji, zakładów, urzędów/ na podstawie upoważnień udzielonych im przez terenowy organ rządowej organizacji ogólnej - kierownicy tych jednostek przekazują do archiwum państwowego po upływie 25 lat.
Dokumentację kategorii „B” przechowuje się w archiwach tych jednostek przez okres ustalony jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Rozdział 2.
Przepisy szczegółowe
Organizacja archiwum zakładowego
§ 5.
Archiwum zakładowe stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną wydziału określonego przez Burmistrza.
Szczegółowe usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej urzędu
określa regulamin organizacyjny urzędu.
Jeżeli poszczególne wydziały urzędu są zlokalizowane w odrębnych budynkach mogą posiadać ekspozytury archiwum zakładowego / jedną dla wszystkich wydziałów mieszczących się w budynku/, obsługiwane przez kierowników zainteresowanych wydziałów.
Dla ekspozytur urzędu / oddziałów zamiejscowych/ nie tworzy się oddzielnych archiwów zakładowych lub ich ekspozytur.
Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie.
§ 6.
Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać:
pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracownika archiwum zakładowego i do udostępnienia materiałów archiwalnych,
magazyn służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,
Lokal archiwum zakładowego powinien posiadać co najmniej magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
Prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego archiwum zakładowe w miejscu jego pracy.
Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny i w zasadzie mieścić się na parterze. W suchej suterenie mogą mieścić się magazyn i skład dokumentacji.
Lokal powinien posiadać mocne drzwi i zamki, okratowane okna, powinien posiadać instalację elektryczną i dobrą wentylację. Okna magazynu powinny być w miarę możliwości, skierowane na północ lub na południowy - wschód. Zaleca się gładką fakturę podłóg. Temperatura powietrza powinna być w granicach 14-18
Metryka strony
Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013
FUNDUSZE EUROPEJSKIE - DLA ROZWOJU WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego – Instytucja Zarządzająca RPOWP