Dąbrowa Białostocka, dn. 15.06.2007

Fn. 0914-1/07

W wyniku przeprowadzonej w dniach 29.03 - 18.05.2007r. kontroli gospodarki finansowej Miejsko - Gminnego Ośrodka Kultury w Dąbrowie Białostockiej w zakresie prowadzenia ewidencji księgowej oraz 5% planowanych wydatków za okres 2006r., którą szczegółowo opisano w protokole kontroli z dnia 28.05.2007r., wnoszę o podjęcie przez Panią działań mających na celu wyeliminowanie powstałych nieprawidłowości i niedopuszczenie do ich ponownego wystąpienia, poprzez:

1) dopełnienie obowiązku wynikającego z art. 10 ustawy o rachunkowości zgodnie z którym instytucja kultury musi posiadać przepisy wewnętrzne normujące zasady rachunkowości przyjęte przez dyrektora instytucji. Instytucja kultury musi posiadać zakładowy plan kont, obejmujący wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady księgowania na tych kontach operacji gospodarczych, zasady prowadzenia kont pomocniczych (ewidencji analitycznej) w powiązaniu z kontami syntetycznymi oraz zasady wyceny poszczególnych aktywów i pasywów,

2) ustalenie szczegółowych procedur kontroli finansowej w zakresie procesów związanych z oceną celowości zaciągania zobowiązań finansowych, celem zapewnienia prawidłowego przebiegu tego procesu, stosownie do przepisów art. 47 ust. 2 pkt. 1 obowiązującej od 1 stycznia 2006r. ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych,

3) uzupełnienie dokumentacji związanej z gospodarką kasową. Opracowanie instrukcji kasowej oraz ustalenie wysokości pogotowia kasowego,

4) opracowanie procedury obiegu i kontroli finansowej dokumentów księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz art. 47 ustawy o finansach publicznych,

5) przestrzeganie obowiązku ujmowania w księgach rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie, stosownie do przepisów art. 6 ust. 1 oraz art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

6) dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych wyłącznie na podstawie dowodów księgowych, spełniających wszystkie wymogi określone w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości,

7) przestrzeganie przepisów wyrażonych w ar. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości, celem zapewnienia zgodności pomiędzy zapisami dokonanymi w ewidencji analitycznej z ewidencją syntetyczną,

8) poprawianie błędów w dowodach wewnętrznych tylko wyłącznie poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr – art. 22 ust. 3 ustawy o rachunkowości,

9) wypłacanie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej oraz przydział środków higieny osobistej zgodnie z obowiązującymi przepisami jak również dostosowanie w tym zakresie przepisów wewnętrznych jednostki,

10) zlecanie wykonywania zadań na podstawie umów zawartych zgodnie z przepisami prawa i prawidłowe ich rozliczanie,

11) przestrzeganie terminowości regulowania zobowiązań zgodnie z art.35 ust. 3 pkt.3 ustawy o finansach publicznych,

12) prawidłowe naliczanie i przekazywanie odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Dostosowanie w tym zakresie przepisów wewnętrznych do obowiązujących przepisów prawnych jak również przestrzeganie zasad wydatkowania tych środków.

Informację o podjętych działaniach w celu wykonania zaleceń proszę przekazać Burmistrzowi Dąbrowy Białostockiej w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma.

Otrzymują:

1. Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury w Dąbrowie Białostockiej,
2. Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej,