Dąbrowa Białostocka, dn. 8 maja 2007 r.

Protokół Nr I/2007

kontroli instytucji kultury pod nazwą „Miejsko Gminny Ośrodek Kultury” w Dąbrowie Białostockiej dla której organizatorem jest Gmina Dąbrowa Białostocka. Czynności kontrolnych dokonały:

1. Ewa Czarniecka – Skarbnik
2. Lucyna Jałoszewska –Referent

Na podstawie upoważnienia Burmistrza dąbrowy Białostockiej z dnia 28.03.2007 r. Nr 1/07 oraz z dnia 20.04.2007 r. Nr 2/07.

Kontrola obejmuje prowadzenie ewidencji księgowej, 5 % planowanych wydatków MGOK w Dąbrowie Białostockiej poniesionych w 2006 roku.

1. Organizacja Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury w Dąbrowie Białostockiej

Instytucje kultury działają na podstawie ustawy z dnia 25 października 1991 roku o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 1997 r. Nr 110, poz. 721 z późn. zm.) oraz statutu uchwalonego uchwałą Rady Miejskiej w Dąbrowie Białostockiej z dnia 27 września 2005 roku Nr XXIV/167/05.

Zgodnie z załącznikiem nr 1 do Statutu w skład Miejsko-Gminnego Ośrodka Kultury w Dąbrowie Białostockiej wchodzą następujące jednostki organizacyjne:

1. Miejsko-Gminny Ośrodek Kultury
2. Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna z filiami w terenie i Biblioteka Pedagogiczna
3. Kino „Lotos”

M-GOK jest wielofunkcyjną jednostką organizacyjną integrującą pod jednym kierownictwem programowo-organizacyjną działalność w zakresie upowszechniania kultury.

Wewnętrzną organizację instytucji kultury określa regulamin organizacyjny nadany przez Dyrektora w 2005 roku.

M-GOK zatrudnia 11 osób na pełny etat, 3 osoby na � etatu, 2 osoby na � etatu , 3 osoby godzinowo również działalność kulturalna prowadzona jest przez osoby zatrudnione na podstawie umów zlecenia i o dzieło (wykaz ??)

M-GOK - 9 osób

Miejsko -Gminna Biblioteka Publiczna i Pedagogiczna – 4 osoby

Filie biblioteczne w terenie – 6 osób

Dyrektorem M-GOK jest Pani Lila Aleksandrowicz powołana

Dyrektor otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny oraz stażowy.

Głównym księgowym jest Pani Helena Kukuć zatrudniona na podstawie umowy zlecenie w okresie od 1.01.1999 r. do 31.12.1999r., następnie aneksu z dnia 1.12.1999 r. do umowy z dnia 1.01.1999 r. przedłużający umowę na czas nieokreślony.

Zakres czynności głównej księgowej przedstawiono z dnia 10.05.1980 r.

2. Nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli z zakresu przepisów wewnętrznych obowiązujące w księgowości

3.1. Podstawą prowadzenia rachunkowości w instytucji kultury jest zakładowy plan kont dostosowany do potrzeb instytucji, z określonymi zasadami spośród dopuszczalnych ustawą o rachunkowości, zatwierdzony przez dyrektora instytucji kultury oraz ustawa o rachunkowości. Na dzień kontroli nie dopełniono obowiązku wynikającego z art. 10 ustawy o rachunkowości zgodnie z którym instytucja kultury musi posiadać przepisy wewnętrzne normujące zasady rachunkowości przyjęte przez dyrektora instytucji. Instytucja kultury musi posiadać zakładowy plan kont, obejmujący wykaz kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady księgowania na tych kontach operacji gospodarczych, zasady prowadzenia kont pomocniczych (ewidencji analitycznej) w powiązaniu z kontami syntetycznymi oraz zasady wyceny poszczególnych aktywów i pasywów. Zakładowy plan kont ustala i aktualizuje dyrektor instytucji kultury. Jednostka nie posiada opracowanej dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości.

3.2. Zaniechano częściowo również dopełnienia obowiązku szczegółowo uregulowanego w art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który mówi, że: „księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie jednostki”. Podczas trwania kontroli nie wszystkie dokumenty finansowe były dostępne. Jednostka nie posiada wyodrębnionego miejsca do przechowywania dokumentów księgowych w związku z czym dostępność ksiąg do badania była utrudniona.

2.3. Brak procedury obiegu i kontroli finansowej dokumentów księgowych w związku z art. ustawy o rachunkowości oraz art. 47 ustawy o finansach publicznych. Instrukcja powinna określać jednolite zasady sporządzania, obiegu, kontroli, przechowywania i archiwowania dokumentów. W każdej jednostce przepis ten powinien być opracowany z uwzględnieniem zadań jednostki, jej struktury organizacyjnej i zakresów czynności pracowników.

2.4. Brak wykazu zbioru wzorów podpisów pracowników, którzy sprawdzają dokument księgowy pod względem merytorycznym, finansowo – księgowym w związku z art. 47 ustawy o finansach publicznych.

2.5. Brak instrukcji kasowej oraz ustalonego pogotowia kasowego.

2.6. Brak instrukcji inwentaryzacyjnej

3. Gospodarka finansowa M-GOK

Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora z zachowaniem dotacji w wysokości ustalonej przez organizatora ( Radę Miejską).

Na 2006 M-GOK przedstawił plan finansowy dla

- Miejsko – Gminnej Biblioteki Publicznej z dnia 5.11.2005 r. po stronie przychodów 227.000 zł w tym dotacja z budżetu gminy – 226.000 zł , po stronie wydatków 227.000 zł

-Miejsko – Gminnego Ośrodka Kultury po stronie przychodów na kwotę 357.680 zł

w tym dotacja z budżetu gminy 327.000 zł , dochody własne – 25.180 zł, po stronie wydatków 357.680 zł

Uchwałą Rady Miejskiej w Dąbrowie Białostockiej Nr XXVIII/193/06 z dnia 14 lutego 2006 roku w sprawie budżetu gminy i miasta na 2006 rok ustalono dotację dla instytucji kultury w łącznej kwocie 528.000 zł

w tym rozdz. 92109 Domy i Ośrodki Kultury – 307.000 zł

rozdz. 92116 Biblioteki - 221.000 zł

Do końca roku kwota dotacji nie uległa zmianie. Dotacja była przekazywana miesięcznie w wysokości 1/12 ogólnej kwoty.

Kontrolą objęto 5% wydatków poniesionych w 2006 roku, która wynosi 26.400 zł z ogólnej kwoty 528.000 zł (dotacja z budżetu gminy).

Skontrolowano wydatki za miesiąc październik 2006 roku

- przelew z dnia 3.10.06 r. na kwotę 83 zł za fakturę nr0582/06 tytułem za remont ksero, brak przy przelewie faktury a co za tym idzie nie ma możliwości stwierdzenia prawidłowości wydatku jak również sprawdzenia pod względem merytorycznym i rachunkowym ,

- faktura nr 539031810906 w kwocie 20 zł, wystawiona imiennie na Panią Lilę Aleksandrowicz, za usługi telekomunikacyjne, opłacona przelewem na M-GOK – Lila Aleksandrowicz,

- faktura VAT nr 550/OPA/06 na kwotę 2.505,10 zł z dnia 3.03.2006 r., za olej opałowy, termin zapłaty (7 dni) 10.03.2006 r., opłacono przelewem 4.10.2006 r., wraz z odsetkami w kwocie 58,41 zł

- - faktura VAT nr 742/OPA/06 na kwotę 2.696,16 zł z dnia 30.03.2006 r., za olej opałowy, termin zapłaty (21 dni) 20.04.2006 r., opłacono przelewem 4.10.2006 r., wraz z odsetkami w kwocie 28,03 zł

- zobowiązania publiczno-prawne – przelew należnych składek z tytułu ZUS w dniu 4.10.2006 r. na kwotę 10.318,65 zł

- wyciąg bankowy z dnia 5.10.2006 r. – wypłata czekiem nr 1005151251 na kwotę 2.600 zł, w załączeniu brak jakichkolwiek dokumentów opisujących podjęcie gotówki (np. PK)

- faktura VAT nr FAS/2006/51 na kwotę 654 zł z dnia 28.09.2006 r. termin płatności 5.10.2006 r., opłacono przelewem w dniu 9.10.2006 r.

- faktura VAT nr 403 na kwotę 49,12 zł

- faktura VAT nr 055273/2006/00 na kwotę 10,24 zł

- faktura VAT nr187/2006 na kwotę 1.375 zł

- faktura VAT nr 92 na kwotę 524,60 zł

- faktura VAT nr 36171/05173 na kwotę 130,69 zł

- faktura VAT nr 190/F/F na kwotę 926,77 zł z dnia 30.09.2006 r., termin płatności 5 dni od daty otrzymania faktury, nie ma potwierdzenia daty wpływu faktury, opłacono 12.10.2006 r.

- faktura VAT Nr FV2006-10/534 na kwotę 50 zł

- zbiorcze zestawienie faktur za energię elektryczną Nr 7/77/29 na kwotę 639,30

- zobowiązania publiczno-prawne – przelew zaliczki na podatek dochodowy w dniu 17.10.2006 r. na kwotę 1.464 zł

- faktura VAT nr FBL 02067919/010/06 na kwotę 47,30

- faktura VAT nr F/000776/06 na kwotę 51,58 zł

- faktura VAT nr 2006/FA/07/00301 na kwotę 18,90 zł

- faktura VAT nr 2006/FA/07/00300 na kwotę 22,41 zł

- faktura VAT nr 2006/FA/07/00299 na kwotę 89,91 zł

- faktura VAT nr 02666/G//06 na kwotę 71,40 zł z dnia 11.10.2006 r. termin płatności 7 dni upływa 18.10.2006 r. opłacono przelewem 20.10.2006 r.

- wyciąg bankowy z dnia 24.10.2006 r. wpływ dochodów przelew na kwotę 1.000 zł

tytułem za fak.3/06, w załączeniu brak kopii faktury lub jakiegokolwiek dokumentu

- raport kasowy nr 10/06 z okres od 1.10.2006 r. do 31.10.2006 r. a nim:

� W poz. 1 wpisany czek nr 1002223663 z dnia 29.09.2006 r. na kwotę 1.400 zł

� W poz. 2 rachunek zastępczy nr 10/06 na kwotę 25.90 zł za książkę Wielka Encyklopedia Świata T.XVIII, nie wiadomo kto sporządził ten rachunek, nie ma adnotacji dlaczego brak jest oryginału, od kogo, daty wystawienia. W raporcie kasowym data wypłaty jest 30.09.2006 r. a na rachunku wypłacono dnia 31.10.2006 r. nie ma potwierdzenia kto odebrał gotówkę

� W poz. 3 wypłata dwóch faktur Nr 100 na kwotę 9,90 zł i Nr 102 na kwotę 15 zł wpisane łączną kwotą 24,90 zł, zakup książek,

� W poz. 4 fakturaVAT nr 113/2006 na kwotę 66 zł zakup kwiatów, brak daty wypłaty, nie ma potwierdzenia kto odebrał gotówkę

� W poz. 5 wypłata dwóch faktur Nr FV/2006-10/59 na kwotę 30,55 zł oraz FV2006-10/56 na kwotę 15,60 zł, wpisane łączną kwotą za zdjęcia , wypłacono 31.10.2006r. a w raporcie kasowym data wypłaty 3-5.10.06, nie ma potwierdzenia kto odebrał gotówkę

� W poz. 6 wpisany czek nr 1005151251 z dnia 5.10.2006 r. na kwotę 2.600 zł

� W poz. 7 pokwitowanie odbioru ekwiwalentu pieniężnego pracowników M-GOK za rok 2006 (mydło, herbata, obuwie profilaktyczne, fartuch, ekwiwalent za pranie na kwotę 2.330,80 zł , wypłata w gotówce dla 13 pracowników. Jako podstawę wypłaty podano Uchwałę Nr 44 Rady Ministrów z dnia 27 marca 1990r. (uchylona 2.06.1996r.) oraz Uchwałę Nr 121 z dnia 3 sierpnia 1991 r.( uchylona 2.06.1996 r.)

Na podstawie art. 233 kodeksu pracy każdy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikom niezbędne środki higieny osobistej, tj. mydło, pasty, ręczniki itp.

Jeżeli pracodawca zapewnia przy umywalkach dozowniki z płynnym mydłem do mycia rąk i ręczniki do jednorazowego użytku lub suszarkę do rąk, a w ustępach papier toaletowy - to należy rozumieć, że w ten sposób został zrealizowany obowiązek dostarczania środków higieny osobistej pracownikom administracyjno-biurowym. Innym rozwiązaniem może być ustalenie przez pracodawcę norm przydziału środków higieny osobistej dla poszczególnych pracowników. Pracodawca ma obowiązek dostarczenia środków higieny osobistej a nie wypłaty za nie ekwiwalentu.

W przypadku prania odzieży roboczej prawodawca przewidział możliwość wypłaty ekwiwalentu. Zgodnie z art. 237⁹ kodeksu pracy pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Należy jednak w przepisach wewnętrznych jednostki ustalić wykaz stanowisk dla których przewidziana jest odzież i obuwie robocze oraz zasady naliczania i wypłacania ekwiwalentu za pranie tej odzieży przez pracownika.

� W poz. 8 wypłata honorariów / wierszówki za materiał i zdjęcia umieszczone w nr 9/113 „Głosu Dąbrowy na kwotę 459 zł , brak podpisu kto sporządził, Od naliczonej kwoty brutto naliczono 20% kosztów uzyskania oraz podatek dochodowy 19%. Brak zawartych umów na podstawie których dokonano wypłaty. Zgodnie z definicją – „honoraria- obejmują wynagrodzenia za prace twórcze, autorskie, i realizatorskie należące do podstawowej (statutowej ) działalności podmiotu wypłacającego te wynagrodzenia, jeżeli prace te są wykonywane przez własnych pracowników lub osoby fizyczne na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, a związane są między innymi z:

- przygotowaniem, realizacją i organizacją imprez artystycznych, teatralnych, muzycznych, nagrań

- przygotowaniem i edycją książek oraz innych wydawnictw nieperiodycznych, czasopism, wydawnictw prasowych,

- projektowaniem i wykonywaniem usług artystycznych z zakresu plastyki, twórczością kompozytorską” Tak więc na wypłatę honorariów konieczne jest zawarcie stosownych umów.

� W poz. 9 wpisany czek nr 1005151252 z dnia 23.10.2006 r. na kwotę 3.756,48 zł

� W poz. 10 wypłata wynagrodzeń , przy raporcie brak dokumentu potwierdzającego wypłatę np. zbiorówki listy płac.

� W poz. 11 wypłata dwóch faktur nr 9/X/2006 na kwotę 27 zł wypłacono 31.10.2006 r. z raportu wynika data8-18.10.06 r. i nr 8/2006 na kwotę 8 zł oraz dowód nadania z Poczty Polskiej za przesyłkę książki na kwotę 7 zł wpisane łączną kwotą

� W poz. 12 dwa pokwitowania za znaczki pocztowe na kwotę 39 zł oraz na kwotę 49,40 wpisane łącznie

� W poz. 13 wypłata dwóch faktur VAT nr 46/2006 na kwotę 33,44 zł oraz nr 109/2006 za artykuły spożywcze,

� W poz. 14 wypłata dwóch faktur VAT Nr 110 na kwotę 69,60 zł wystawiona na Biblioteka Publiczna w Dąbrowie Białostockiej Oddz. Dla Dzieci , brak adresu i Nr NIP oraz Nr 104 na kwotę 7,80 zł wystawiona na Filia Biblioteczna Różanystok, brak adresu i Nr NIP, wpisane łączną kwotą , za książki

� W poz. 15 wypłata siedmiu faktur VAT Nr 107 na kwotę 53,50 zł wystawiona na Filię Biblioteczną w Reszkowcach, Nr 109 na kwotę 52,30 zł wystawiona na Bibliotekę Publiczną w Dąbrowie Białostockiej, Nr 108 Wystawiona na Filię Biblioteczną w Suchodolinie, Nr 106 na kwotę 41,10 zł wystawioną na Filię Biblioteczną w Kamiennej Starej, Nr FV00009/255/9560/K00/G/1006 na kwotę 21 zł wystawiona na Filia Biblioteczna Różanystok, wstawiony Nr NIP dotyczy Miejsko Gminnego Ośrodka Kultury, Nr 103 , na kwotę 49,56 zł wystawiony na Filia Biblioteczna Różanystok, Nr 101 na kwotę 43,97 zł wystawiona dla Filia Biblioteczna w Nienośnie , wszystkie faktury dotyczą zakupu prasy,

Faktury z poz. 14 i 15 nie są prawidłowo wystawione. We wszystkich przypadkach nabywcą powinien być Miejsko Gminny Ośrodek Kultury, ul. 1000-lecia PP 4, 16-200 Dąbrowa Białostocka, nr NIP 545-12—86-627, nie zawierają również innych elementów wymienionych w § 9 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 31maja 2005 r.( Dz. U. Nr 95 poz. 798 z późn. zm.)w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;

2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;

3) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;

4) nazwę towaru lub usługi;

5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;

6) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

8) stawki podatku;

9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;

10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;

12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

- dokumenty księgowe nie są opisane w ogóle bądź bardzo lakonicznie.

Zgodnie z przepisem art. 11 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe prowadzi się w siedzibie zarządu jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej), a więc zarówno w przypadku jednostki, jak i w przypadku przedstawicielstwa lub oddziału zagranicznej osoby prawnej - w Polsce, w siedzibie jednostki (przedstawicielstwa lub oddziału).

W przypadku prowadzenia księgowości przy pomocy systemu informatycznego księgi rachunkowe w postaci plików komputerowych podlegają tym samym przepisom ustawowym, co księgi rachunkowe w postaci papierowej.

Informatyczny system księgowy może znajdować się poza siedzibą firmy, jeżeli:

1) prowadzenie ksiąg zostało powierzone osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nie posiadającej osobowości prawnej uprawnionej do świadczenia takich usług, zgodnie z przepisem art. 11 ust. 3 ustawy - chodzi o uprawnienia określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 sierpnia 1998 r. w sprawie kwalifikacji i innych wymagań, których spełnienie uprawnia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, organizacji i trybu działania Komisji Egzaminacyjnej powołanej dla sprawdzenia tych kwalifikacji oraz wzoru świadectwa stwierdzającego te kwalifikacje i wymagania (Dz.U. Nr 114, poz. 734).

W tym przypadku jednak - zgodnie z zapisem art. 11 ust. 4 ustawy - kierownik jednostki obowiązany jest:

* powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę zarządu (oddziału) jednostki,

* zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie zarządu (oddziału) jednostki.

2) w siedzibie firmy znajdują się następujące dokumenty:

* dokumentacja opisująca przyjęte przez nią zasady rachunkowości, określona w art. 10 ust. 1 ww. ustawy,

* oryginały źródłowych dokumentów księgowych,

* wydruki komputerowe składające się na kompletne księgi rachunkowe firmy,

3) ww. system informatyczny znajduje się w miejscu łatwo dostępnym dla ewentualnej kontroli jego zgodności z ustawa o rachunkowości.

Oznacza to, że system informatyczny służący do prowadzenia księgowości przy użyciu komputera nie może znajdować się poza terytorium Polski. Natomiast nie ma przeszkód, aby drogą elektroniczną przekazywać dane księgowe jednostki za granicę w celu ich odrębnego przetwarzania przy użyciu innego systemu informatycznego na potrzeby jednostki zagranicznej.

Tym samym nie wyjaśniono okoliczności stanowiącej znamię czynu zabronionego" (orzeczenie GKO z dnia 27 września 2004 r., DF/GKO/Odw.-50/73/2004/682). Z wykładni gramatycznej art. 18 pkt 2 ustawy wynika, że naruszeniem dyscypliny finansów publicznych nie jest nieprowadzenie ewidencji księgowej w ogóle lub prowadzenie jej nierzetelnie ani niesporządzenie sprawozdania finansowego, sporządzenie niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych. Dopuszczenie do nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy, podawanie w tych księgach nierzetelnych danych, niesporządzanie sprawozdania finansowego, sporządzanie go niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcie w tym sprawozdaniu nierzetelnych danych podlega natomiast odpowiedzialności karnej z art. 77 ustawy o rachunkowości.