Dąbrowa Białostocka, dn. 30 czerwca 2009 r.

Protokół Nr I/2009

kontroli następujących jednostek gminnych:

Czynności kontrolnych dokonały:

1. Ewa Czarniecka — Skarbnik
2. Lucyna Jałoszewska —Referent

na podstawie upoważnienia Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 12.12.2007 r. Nr 4/07.

Kontrola obejmuje prowadzenie ewidencji księgowej, 5 % planowanych wydatków za 2006 rok.

1. Organizacja Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej

Dane ogólne:

Podstawą działalności Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej jest statut nadany uchwałą Rady Miejskiej z dnia 13 grudnia 1995 roku Nr XIV/82/95 w sprawie utworzenia Biura Obsługi Szkół Samorządowych i nadania statutu, zmieniony uchwałą Nr X/66/99 z dnia 31 sierpnia l999 roku w sprawie zmiany statutu.

Zgodnie z wewnętrznymi regulacjami prawnymi Gminy Dąbrowa Białostocka, Biuro Obsługi Szkół Samorządowych jest samorządową jednostką budżetową, powołaną do prowadzenia obsługi ekonomiczno — administracyjnej gminnych jednostek oświaty.

Kierownikiem jednostki jest pan Waldemar Szymański powołany na stanowisko uchwałą Zarządu Gminy i Miasta w Dąbrowie Białostockiej z dnia 28 grudnia 1995 roku. Powierzenie obowiązków nastąpiło z dniem 1 stycznia 1996 roku.

Zgodnie z § 9 lit b) statutu BOSS — kierownik powołuje i odwołuje głównego księgowego.

Funkcję głównego księgowego pełni pani Helena Budnik przeniesiona na stanowisko z dniem 1 marca 2005 roku. Pismo o przeniesieniu z dnia 24 lutego 2005 roku.

2. Dokumentacja wewnętrzna o charakterze finansowo-księgowym obowiązująca w jednostce:

- instrukcja w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowych w BOSS w Dąbrowie Białostockiej

. załącznik nr 1 do instrukcji — wykaz dokumentów obowiązujących w jednostce,

. załącznik nr 2 do instrukcji - schemat obiegu dokumentów w SP w Dąbrowie Białostockiej,

. załącznik nr 3 do instrukcji - instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania,

. załącznik nr 4 do instrukcji — instrukcja inwentaryzacyjna

. załącznik nr 5 do instrukcji — instrukcja kasowa,

załączniki z dnia 16.03.1997 r.

- zarządzenie nr 1/2002 Kierownika BOSS w Dąbrowie Białostockiej z dnia 2.02.2002 r. w sprawie zakładowego planu kont jednostki.

- zarządzenie nr 1/2005 Kierownika BOSS w Dąbrowie Białostockiej z dnia 10.01.2005 r. w sprawie aneksu do zakładowego planu kont.

- zarządzenie nr 1/2004 Kierownika BOSS w Dąbrowie Białostockiej z dnia 2.01.2004 r. w sprawie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej i ochronnej.

Należy dokonać aktualizacji i uzupełnienia powyższych uregulowań do obowiązujących przepisów prawnych.

3. Kontrola kasy w BOSS

Zasady prowadzenia gospodarki kasowej zostały zawarte w załączniku nr 5 — Instrukcja kasowa do instrukcji w sprawie systemu funkcjonowania kontroli wewnętrznej i obiegu dokumentów finansowych . W dniu 18.12.2007 r. dokonano czynności kontrolnych w kasie Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej, sprawdzając stan gotówki według stanu wynikającego z raportów kasowych. Ponadto dokonano sprawdzenia prawidłowego gospodarowania drukami ścisłego zarachowania i ich zgodności z prowadzoną ewidencją. Protokół kontroli kasy stanowi załącznik nr 1 do niniejszego protokołu.

Odpowiedzialność materialną za prowadzenie kasy ponosi referent do spraw księgowości, zatrudniony na tym stanowisku od 1 września 2005 r. Kasjer podpisał deklarację o odpowiedzialności materialnej za powierzoną gotówkę.

Na koniec roku 2006 dokonano inwentaryzacji gotówki w kasie. Protokół kontroli z dnia 31.12.2006 r. sporządzony przez zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej.

Uchybień nie stwierdzono.

4. Gospodarka finansowa Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej.

Zakresem kontroli objęto regulacje wewnętrzne dotyczące organizacji i funkcjonowania BOSS i jednostek obsługiwanych w zakresie funkcjonowania kontroli wewnętrznej, prowadzenia rachunkowości, gospodarki pieniężnej i rozrachunków, opracowania i realizacji planów finansowych, rozliczeń z budżetem gminy.

Plan wydatków na koniec 2006 roku wynosił 10.163.408 zł a wykonanie 9.864.560,80 zł. Kontrolą objęto 5% planowanych wydatków za 2006 rok, która wynosi 508.170,40 zł.

Dokonano kontroli dokumentacji księgowej za miesiąc wrzesień 2006 roku od pozycji nr 901 do poz. Nr 1024. Obroty za miesiąc wrzesień wynosiły 545.872,51 zł.

Na podstawie analizy wyrywkowej dowodów księgowych, dokumentujących operacje gospodarcze oraz stanowiących podstawę ich zapisów w księgach rachunkowych, pod kątem wymogów ustawy o rachunkowości (art. 21, 22, 24 ust. 4 pkt.1), a także sprawowania wewnętrznej kontroli finansowej stwierdzono:

1) zapisy w księgach rachunkowych dokonywane były na podstawie dowodów źródłowych, zawierających adnotację stwierdzającą zakwalifikowanie do ujęcia w tych księgach, wskazanie symboli kont księgi głównej, a także klasyfikację budżetową tej operacji oraz podpis osoby odpowiedzialnej za to wskazanie. Pod względem merytorycznym dowody księgowe były podpisywane przez kierowników obsługiwanych jednostek, natomiast pod względem formalnym i rachunkowym przez pracowników BOSS posiadających upoważnienie do podpisywania pod względem formalnym i rachunkowym w swoich zakresach czynności. Sytuacja powyższa nie jest zgodna z art. 45 ust.3 ustawy o finansach publicznych.

Dowodem dokonania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych jest podpis złożony przez głównego księgowego na dokumentach dotyczących danej operacji . Ustawa nie przewiduje przekazania dokonywania tej czynności innym osobom. Złożenie podpisu przez głównego księgowego na dokumencie, obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo, oznacza, że:

1) nie zgłasza zastrzeżeń do przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników oceny prawidłowości tej operacji i jej zgodności z prawem;

2) nie zgłasza zastrzeżeń do kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji;

3) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

Główny księgowy składa swój podpis obok podpisu pracownika właściwego rzeczowo (art. 45 ust. 3 u.f.p.). "Jeśli upoważniony pracownik komórki merytorycznej nie stwierdzi nieprawidłowości wykonania zamówienia, zarówno w zakresie jakości wykonania, jak i terminu, bądź stwierdzi, że praca została wykonana zgodnie z umową, główny księgowy nie ma podstaw do podjęcia czynności mających na celu ustalenie i wyegzekwowanie kar umownych bądź odsetek. (...) Główny księgowy dokonuje kontroli zgodności operacji gospodarczych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji finansowych i gospodarczych, a złożenie przez głównego księgowego podpisu na dokumencie oznacza, że nie zgłasza zastrzeżeń do oceny prawidłowości merytorycznej operacji przedstawionej przez właściwych rzeczowo pracowników, że nie zgłasza zastrzeżeń do formalno-rachunkowej rzetelności dokumentów oraz że zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym i jednostka posiada środki na jej pokrycie. " (orzeczenie GKO z dnia 9 września 2004 r., DF/GKO/Odw.-46/67/2004/641, LEX nr 141946).

2) Nie przestrzegano zasady zawartej w art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, tzn. przestrzegania obowiązku wprowadzania do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu wszystkich zdarzeń, które nastąpiły w tym okresie sprawozdawczym. W raporcie kasowym Nr 173 z dnia 20 września 2006 roku wypłacono (nauczycielom pracownikom szkoły):

- fakturę Nr 122 z dnia 14 czerwca wystawioną przez GS SCh Dąbrowa Białostocka za koszulki sportowe kwotę 16 zł,

- fakturę Nr 124 z dnia 14 czerwca wystawioną przez GS SCh Dąbrowa Białostocka za koszulki sportowe kwotę 35 zł,

Nie zaewidencjonowano na koncie 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” w danym okresie sprawozdawczym zobowiązań, które powstały w tym okresie, a których zapłaty dokonano w okresach następnych.

3) W raporcie kasowym pod pozycją Nr 969 z dnia 20 września 2006 r. został załączony wykaz wypłaty ekwiwalentu za herbatę, mydło, ręczniki za II półrocze 2006 r. , wypłaty dokonano 20 września 2006r. Wypłaty dokonano w oparciu o zarządzenie Nr 1/2004 z dnia 2 stycznia 2004 r. Kierownika Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej w sprawie ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej i ochronnej na podstawie art. 237 Kodeksu pracy.

Na podstawie art. 233 kodeksu pracy każdy pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikom niezbędne środki higieny osobistej, tj. mydło, pasty, ręczniki itp. Jeżeli pracodawca zapewnia przy umywalkach dozowniki z płynnym mydłem do mycia rąk i ręczniki do jednorazowego użytku lub suszarkę do rąk, a w ustępach papier toaletowy - to należy rozumieć, że w ten sposób został zrealizowany obowiązek dostarczania środków higieny osobistej pracownikom administracyjno-biurowym. Innym rozwiązaniem może być ustalenie przez pracodawcę norm przydziału środków higieny osobistej dla poszczególnych pracowników. Pracodawca ma obowiązek dostarczenia środków higieny osobistej a nie wypłaty za nie ekwiwalentu.

4) Do obowiązków głównego księgowego należy wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi obejmuje to zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę sektora finansów publicznych, terminowość dochodzenia przysługujących jej należności i roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań. Podczas kontroli stwierdzono, że na zawieranych umowach brak jest podpisu głównej księgowej. (np. pozycja nr 995 — umowa z dnia 12.09.2006 r. pomiędzy Szkołą Podstawową w Zwierzyńcu Wielkim reprezentowaną przez Martę Truchanowicz — Dyrektora a Zakładem Produkcyjno — Handlowym K. Wysokiego na kwotę 4000 zł netto — brak podpisu głównego księgowego).

Dokonanie podpisu stanowi potwierdzenie, że jednostka dysponuje środkami finansowymi potrzebnymi do wykonania zaciągniętego zobowiązania.

5) W zakresie sporządzania sprawozdań jednostkowych Rb-27 i Rb-28 stwierdzono, że sprawozdania sporządzane są oddzielnie dla wszystkich obsługiwanych jednostek. Sprawozdania Rb-Z i Rb-N sporządzane są zbiorczo. Z treści § 4 pkt 2, lit.b) oraz § 9 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 115, poz. 781 z późn. zm.) wynika, że "do sporządzania sprawozdań, zostali zobowiązani kierownicy jednostek budżetowych. Winni je >i sporządzać rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz wykazywać w nich kwoty zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej”. Jednostka sporządza zarówno sprawozdania kwartalne jak i miesięczne. W badanym okresie sprawozdania Rb-27 i Rb-28 podpisywane były przez poszczególnych kierowników obsługiwanych jednostek.

6) Podstawą prowadzenia gospodarki finansowej obsługiwanych jednostek jest plan finansowy opracowany przez kierownika każdej z jednostek przy zachowaniu wymagań dotyczących trybu jego opracowywania wynikających z przepisów prawa. Odpowiedzialność za realizację planów finansowych poszczególnych jednostek ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych z racji upoważnienia do dysponowania środkami określonymi w planie finansowym . Plany finansowe na 2006 rok zostały podpisane przez poszczególnych kierowników jednostek.

W toku czynności kontrolnych ustalono, że projekty planów finansowych na 2006 rok nie były opiniowane przez rady pedagogiczne poszczególnych jednostek oświatowych. Obowiązek opiniowania przez radę pedagogiczną planu finansowego szkoły został nałożony art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 19991 r. o systemie oświaty (Dz. U. Z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.)

7) Kontrola prawidłowości naliczania i przekazywania odpisów na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wykazała, że dotrzymano terminów przekazywania ich równowartości na rachunek bankowy Funduszu, określonych w art6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.) Natomiast nie dokonano przeliczenia funduszu na koniec roku do czego zobowiązuje art. 5, ust. 1 powyższej ustawy, zgodnie z którym fundusz nalicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych a nie do planowanej.

8) Dokonano sprawdzenia prawidłowości naliczania wynagrodzeń. Kontroli poddano wynagrodzenie głównej księgowej — Heleny Budnik, referenta - Walentyny Giedź, specjalisty ds. księgowości Stanisławy Gryżenia. Porównano dane wynikające z listy płac z angażami — nie stwierdzono rozbieżności, wynagrodzenie naliczano i wypłacano prawidłowo.

W wyniku kontroli stwierdzono:

1. Na gruncie przepisów zawartych w art. 44 i 47 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.), kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest zobowiązany do właściwego zorganizowania systemu kontroli wewnętrznej. Odpowiednie uporządkowanie organizacji jednostki jest koniecznym warunkiem skutecznego funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej. Wewnętrzna kontrola finansowa powinna dotyczyć wszystkich procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zaś jej wykonywanie powinno mieć oparcie w procedurach ustalonych przez kierownika jednostki w formie pisemnej. Procedury te powinny być opracowane z uwzględnieniem zadań, struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki oraz ustalać drogę obiegu dokumentów związanych ze wszystkimi procesami zachodzącymi w jednostce. Wytyczne podlegające uwzględnieniu w organizacji systemu kontroli wewnętrznej zawierają „Standardy kontroli finansowej w jednostkach sektora finansów publicznych”, ogłoszone Komunikatem Ministra Finansów z dnia 30 stycznia 2003 roku (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 3, poz. 13).

Ustalenia w trakcie kontroli świadczą o niewłaściwym funkcjonowaniu procedur wewnętrznej kontroli finansowej. Wskazać należy w szczególności na konieczność precyzyjnego ustalenia osób upoważnionych do autoryzowania operacji gospodarczych (z uwzględnieniem kompetencji dyrektorów poszczególnych szkół do prowadzenia gospodarki finansowej na podstawie ich planów finansowych) oraz właściwego określenia dopuszczonych w jednostce do stosowania dokumentów finansowo-księgowych oraz schematu obiegu dowodów, który dawałyby możliwość prześledzenia ich drogi, wraz z wykonywanymi czynnościami kontroli, od momentu sporządzenia lub wpływu do jednostki do momentu ich zadekretowania i ujęcia w ewidencji księgowej. W przypadku skoncentrowanej obsługi finansowo-księgowej możliwe jest przyjęcie wspólnych procedur, uwzględniających jednakże przywołane wcześniej kompetencje dyrektorów poszczególnych jednostek oświatowych.

Istotna rola w wykonywaniu kontroli wewnętrznej przypada głównemu księgowemu jednostki, który ma obowiązek dokonywania czynności kontroli wstępnej podejmowanych operacji gospodarczych i finansowych. Prawa i obowiązki głównego księgowego w tym względzie, a także znaczenie czynności kontroli wstępnej, określają przepisy art. 45 ustawy o finansach publicznych.

2.Wskazać należy również, że każda z obsługiwanych jednostek organizacyjnych objęta jest podmiotowym zakresem ustawy o rachunkowości, zatem ciążą na niej obowiązki w zakresie rachunkowości określone przepisami tej ustawy i przepisami aktów prawnych określających zasady prowadzenia rachunkowości podmiotów sektora finansów publicznych, w tym ustanawiających wymogi w zakresie sprawozdawczości. Przyjęte rozwiązania organizacyjne w zakresie obsługi finansowo-księgowej nie mogą prowadzić do zniesienia określonych przepisami obowiązków. Należy też podkreślić, iż odpowiedzialność za realizację planów finansowych poszczególnych jednostek ponoszą kierownicy jednostek organizacyjnych z racji upoważnienia do dysponowania środkami określonymi w planie finansowym. Art. 44 ust. 1 ustawy o finansach publicznych ustanawia zasadę, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej. W sferze jednostek oświaty norma ta znalazła odzwierciedlenie w przepisie art. 39 ust. 1 pkt. 5 ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 257, poz. 2572 z póżn. zm.), stanowiącym, iż dyrektor szkoły dysponuje środkami określonymi w planie finansowym szkoły zaopiniowanym przez radę szkoły i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie. Sprawozdania jednostkowe z procesów gospodarowania środkami publicznymi są jednym z narzędzi pozwalających dokonać oceny prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej przez kierowników jednostek organizacyjnych. System księgowości powinien zatem umożliwić przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej każdej z jednostek organizacyjnych, objętych skoncentrowaną obsługą.

W myśl art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 ze zm.) każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b)wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera - opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Kierownik jednostki ustala w formie pisemnej i aktualizuje dokumentację, o której mowa w ust. 1. W każdej jednostce opis ten powinien być opracowany z uwzględnieniem zadań jednostki, jej struktury organizacyjnej i zakresów czynności pracowników. W przypadku skoncentrowanej obsługi finansowo — księgowej możliwe jest przyjęcie wspólnych procedur.

Zakładowy plan winien być opracowany na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020).

Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla:

1. Burmistrza Dąbrowy Białostockiej.
2. Kierownika Biura Obsługi Szkół Samorządowych w Dąbrowie Białostockiej.
3. Referatu Finansowego Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej.

Dyrektor BOSS Kontrolujący

…………………………… ……………………………….

……………………………….