Zarządzenie Nr 45/10

Burmistrza Dąbrowy Białostockiej

z dnia 13 września 2010roku

w sprawie realizacji wydatków środków publicznych (zamówień i konkursów) o wartości szacunkowej nie przekraczającej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro

Na podstawie art. 30 ust. 1 pkt 4 i art. 60 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r., nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) w związku z art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). oraz art. 44 i art. 53 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz.1240 z późn. zm.) w celu ujednolicenia sposobu realizacji wydatków publicznych, zarządza się, co następuje:

Rozdział 1
Część ogólna

§ 1. 1. Wydatki obejmujące dostawy, usługi, roboty budowlane - zwane dalej zamówieniami, których wartość szacunkowa (netto) w złotych nie przekracza w danym roku budżetowym równowartości kwoty 14 tys. euro, mogą być dokonywane z pominięciem trybów postępowania określonych w ustawie z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych zwaną dalej Pzp. Każdorazowo użyte określenie „zamówienia” w rozumieniu niniejszego zarządzenia odnosi się również do konkursów.

2. Dla udzielania zamówień, o których mowa w ust. 1 niniejszego zarządzenia ustala się wewnętrzne procedury udzielania zamówień publicznych z podziałem na zamówienia o wartości:

1) poniżej 5 tys. euro,

2) powyżej 5 tys. euro do 14 tys. euro.

3. Odstępstwem od stosowania procedur zawartych w niniejszym zarządzeniu są wydatki finansowe wynikające z zobowiązań powstałych na mocy odrębnych ustaw, decyzji, umów itd. na rzecz wskazanych w nich podmiotów – na podstawie obowiązujących przepisów.

4. Zamówienia, o których mowa w ust. 1 powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

5. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych określa się zgodnie z postanowieniami stosownego rozporządzenia wydanego na podstawie art. 35 ust. 3 ustawy Pzp.

6. Podstawą ustalenia szacunkowej wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

7. Wartość szacunkową zamówienia ustala się odpowiednio, zgodnie z postanowieniami art. 32-34 ustawy Pzp.

8. Wartość szacunkową zamówienia ustala upoważniony pracownik merytorycznego referatu, z uwzględnieniem postanowień zawartych w §2 ust. 3 niniejszego zarządzenia.

9. Przed ustaleniem szacunkowej wartości zamówienia upoważniony pracownik ma obowiązek ustalić, czy tożsame zamówienia nie jest już realizowane w drodze umowy o udzielenie zamówienia publicznego w trybie ustawy Pzp.

10. Kierujący poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu (zgodnie z regulaminem organizacyjnym) zobowiązani są do przekazywania zbiorczych zestawień udzielonych zamówień sporządzonych na podstawie prowadzonych rejestrów zamówień publicznych Skarbnikowi Gminy na jego wniosek.

§ 2. 1. Podstawę do udzielenia zamówienia określonego rodzaju stanowi budżet Gminy Dąbrowa Białostocka na dany rok budżetowy, aktualny w dniu ustalania wartości szacunkowej, przy czym wartość udzielonego zamówienia określonego rodzaju, lub suma zamówień tego samego rodzaju, nie może przekraczać kwot przypisanych szczegółowym zadaniom, ujętych w budżecie gminy na dany rok budżetowy.

2. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówień określonego rodzaju, o których mowa w ust. 1, finansowanych w ramach wspólnych środków finansowych będących w dyspozycji kierowników kilku referatów, należy dokonać sumowania tych zamówień.

3. Wartość szacunkową zamówień w sposób określony w ust. 2 ustalają w porozumieniu upoważnieni pracownicy referatów realizujących swoje zadania, w ramach np. jednego działu.

4. Przy ustalaniu wartości szacunkowej zamówień określonego rodzaju, o których mowa w ust. 1, należy w sposób szczególny przestrzegać przepisów ustawy Pzp dotyczących zakazu dzielenia zamówień, zaniżaniu ich wartości szacunkowej w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp.

5. Jeżeli w traktacie roku budżetowego, po udzieleniu zamówienia określonego rodzaju (zawarciu umowy), nastąpiły zmiany w budżecie gminy powodujące zwiększenie środków finansowych w odniesieniu do uprzednio udzielonego zamówienia tego samego rodzaju, to kwota zwiększonych środków finansowych stanowi podstawę do ustalenia wartości szacunkowej odrębnego zamówienia tego samego rodzaju i jego udzielenia.

Rozdział 2
Część szczegółowa

§ 3. 1. Procedura udzielania zamówienia poniżej 5 tys. euro

2.Pracownik merytoryczny odpowiedzialny za realizację danego zamówienia występuje z wnioskiem o realizację zamówienia do Burmistrza Dąbrowy Białostockiej, a następnie do Skarbnika Dąbrowy Białostockiej o złożenie kontrasygnaty.

3. Wniosek, o którym mowa w ust. 2 powinien zawierać co najmniej:

1) nazwę zamówienia;

2) opis przedmiotu zamówienia wraz z kodami CPV;

3) termin realizacji/wykonania zamówienia;

4) aktualną szacunkową wartość przedmiotu zamówienia ustaloną na zasadach

określonych w §1 niniejszego zarządzenia;

5) przeliczenie szacunkowej wartości zamówienia ustalonej w złotych na równowartość

wyrażoną w euro;

6) wskazanie osoby, która dokonała ustalenia szacunkowej wartości zamówienia wraz z

datą, kiedy wartość ta została ustalona.

4. Formularz wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

5. Akceptacja wymienionego w ust. 3 wniosku wraz z kontrasygnatą Skarbnika Dąbrowy Białostockiej upoważnia do wszczęcia procedury udzielenia zamówienia. Odmowa akceptacji wniosku lub kontrasygnaty Skarbnika Dąbrowy Białostockiej jest równoznaczna z zaniechaniem realizacji zamówienia.

6. Pracownik merytoryczny może dokonać rozpoznania cenowego ustnie, telefonicznie,

faksem lub drogą elektroniczną ustalając jednocześnie formę złożenia oferty.

7. Udzielenie zamówienia w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym może nastąpić w

formie ustnej lub pisemnej w zależności od jego rodzaju i złożoności.

8. Obowiązkiem pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację określonego zamówienia jest jego przeprowadzenie z uwzględnieniem zasad opisanych w części ogólnej zarządzenia.

9. Po realizacji zamówienia pracownik merytoryczny opisuje fakturę wystawioną przez wykonawcę, przedstawia ją do akceptacji przełożonego, a następnie przekazuje do Referatu finansowego.

10. Udzielone zamówienie pracownik merytoryczny wpisuje do rejestru udzielonych zamówień prowadzonego na jego stanowisku pracy. Kierujący poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu mogą w ramach wewnętrznej organizacji pracy przyjąć inny sposób prowadzenia wymienionego rejestru. Formularz rejestru stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia.

11. Dokumentacja z postępowania o udzielenie zamówienia składająca się z wniosku o realizację zamówienia, rejestru udzielonych zamówień i innych dokumentów związanych z przeprowadzonymi postępowaniami przechowywana jest u pracownika merytorycznego, który odpowiedzialny jest za jej sporządzenie i archiwizację. Zamówienie lub suma zamówień tego samego rodzaju udzielanych na podstawie procedury opisanej w tym paragrafie nie mogą w skali roku budżetowego przekroczyć wartości 5 tys. euro z zastrzeżeniem przesłanek określonych w § 2 ust. 5. W przeciwnym przypadku należy stosować procedurę dla zamówienia o wartości powyżej 5 tys. euro.

§ 4. 1. Procedura udzielania zamówienia od 5 tys. do 14 tys. euro.

2. Podstawą wszczęcia przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za realizację danego zamówienia postępowania o jego udzielenie jest akceptacja wniosku, o którym mowa w §3 ust. 2 i 3 niniejszego zarządzenia. Odmowa akceptacji jest równoznaczna z zaniechaniem realizacji zamówienia.

3. Przy udzielaniu wszelkich zamówień pracownik merytoryczny odpowiedzialny za ich realizacje zobowiązany jest do dokonania analizy rynku poprzez zaproszenie do składania ofert, kierowane do co najmniej 2 wykonawców. Formularz zaproszenia stanowi załącznik nr 2 do zarządzenia.

4. Zaproszenie do składania ofert stanowi formułę „zapytania ofertowego” kierowanego do wykonawców w formie pisemnej, elektronicznej lub faksem.

5. Oferty wykonawców powinny być złożone w formie pisemnej w zamkniętych kopertach, zgodnie z opisem zawartym w zaproszeniu do ich składania. Wymagane jest złożenie co najmniej jednej oferty. W przypadku nie złożenia żadnej oferty można zastosować procedurę określoną w §3 zarządzenia.

6. Pracownik merytoryczny przeprowadzający określone postępowanie o udzielenie zamówienia zobowiązany jest do udokumentowania wykonanych czynności poprzez sporządzenie "Dokumentacji podstawowych czynności postępowania ..." korzystając z formularza stanowiącego załącznik nr 4 do zarządzenia, która podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza Dąbrowy Białostockiej jako zamawiającego.

7. Zamówienie udzielane jest wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę w oparciu o kryteria określone w zaproszeniu.

8. Zamówienia udziela się w formie pisemnej poprzez zawarcie stosownej umowy regulującej warunki realizacji zamówienia.

9. Cała dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest u pracownika merytorycznego, który odpowiedzialny jest za jej sporządzenie i archiwizację.

10. Udzielone zamówienia pracownik merytoryczny wpisuje do rejestru udzielonych zamówień prowadzonego na jego stanowisku pracy ( z zastrzeżeniem zawartym w §3 ust. 10 zdanie drugie).

11. Zamówienie lub suma zamówień tego samego rodzaju udzielanych na podstawie procedury opisanej w tym paragrafie nie mogą w skali roku budżetowego przekroczyć wartości 14 tys. euro z zastrzeżeniem przesłanek określonych w § 2 ust.5. W przeciwnym przypadku należy stosować procedury wynikające z ustawy Pzp właściwe dla zamówień o wartości powyżej 14 tys. euro.

12. W przypadkach indywidualnych, o ile zajdzie taka potrzeba, postępowanie o udzielenie zamówienia charakteryzujące się określoną specyfiką, może być przeprowadzone w drodze ogłoszenia w miejscu publicznym, a także z wykorzystaniem BIP-u Urzędu oraz Portalu internetowego UZP. W takim przypadku §4 ust. 3 nie ma zastosowania, a wybór oferty najkorzystniejszej może nastąpić spośród złożonych ofert bez względu na ich ilość.

§ 5.Odpowiedzialność oraz kontrola zgodności wydatków z budżetem zamawiającego spoczywa

na kierowniku zamawiającego.

§6. Do zawartych umów o udzielenie zamówień o wartości szacunkowej do 14 tys. euro stosuje się

przepisy Kodeksu cywilnego.

§ 7. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

1. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewykonanie zobowiązania

zamawiającego, czego skutkiem jest zapłata odsetek, kar lub opłat.

2. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dopuszczenie przez burmistrza (kierownika zamawiającego) do niewykonania zobowiązania jednostki, którego termin płatności upłynął, wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli finansowej.

3. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, która popełniła czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych w czasie jego popełnienia.

4. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, której można przypisać winę w czasie popełnienia naruszenia.

5. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi także osoba, która wydała polecenie wykonania czynu naruszającego dyscyplinę finansów publicznych.

§8. Postanowienia końcowe.

1. Zobowiązuje się kierujących poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Urzędu – dysponentów środków budżetowych do przestrzegania zasad ustalonych w niniejszym zarządzeniu.

W sprawach nieuregulowanych zarządzeniem mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi oraz inne przepisy obowiązującego prawa.

2. Traci moc Zarządzenie Nr 52/07 Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 9 października 2007 roku w sprawie realizacji wydatkow środkow publicznuych (zamówień i konkursów) o wartości szacunkowej nie przekraczającej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro.

3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz

mgr Tadeusz Ciszkowski